Datensatz ableiten (Datensatz erweitern)

Stand: 20.08.2025

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Ableiten eines neuen Titeldatensatzes

Wann macht es Sinn einen neuen Titeldatensatz von einem vorhandenen Titeldatensatz abzuleiten?

• wenn man einen Teil einer mehrteiligen Monografie katalogisiert: einen Teil mit unabhängigem Titel (TUT) oder einen Teil mit abhängigem Titel (TAT)
• wenn man einen Teil einer monografischen Reihe katalogisiert: in der Regel ein Teil mit abhängigem Titel (TUT)
• wenn man einen Aufsatz oder E-Aufsatz aus einem Sammelband oder einem Zeitschriftenheft katalogisiert

Verwenden Sie die Funktion [Datensatz-Aktionen]>[Neuen Datensatz ableiten] NICHT, da die von Alma zur Verfügung gestellte Funktion nicht zum erwünschten Ergebnis führt.

Übergeordneten Titeldatensatz duplizieren

Der Titeldatensatz der Überordnung (mehrteilige Monografie, fortlaufende Ressource), von der ein TAT, TUT oder Aufsatz abgeleitet werden soll, muss dupliziert werden.

DUPLIZIEREN NICHT VERGESSEN! Der Titeldatensatz der Überordnung muss immer dupliziert werden, da andernfalls der bestehende Titeldatensatz überschrieben wird. Bitte kontrollieren Sie, ob der Datensatz das Attribut "Neu" hat bevor Sie Änderungen vornehmen. Wenn Sie einen Datensatz irrtümlich überschrieben haben, weil Sie vor dem "Datensatz erweitern" vergessen haben zu duplizieren, können Sie die alte Version wiederherstellen: Wiederherstellen der früheren Version eines Datensatzes

Um eine Titeldatensatz zu duplizieren, öffnen Sie den entsprechenden Datensatz im Metadaten-Editor und gehen auf [Datensatz-Aktionen] > [Datensatz duplizieren].

Dadurch wird eine exakte Kopie des ursprünglichen Titeldatensatzes erstellt, die als Entwurf mit dem Attribut "Neu" im Metadaten-Editor erstellt wird.

Im linken Bearbeitungsfenster befindet sich das Original und im rechten das Duplikat im Entwurf.

Um den duplizierten Titeldatensatz nun weiter bearbeiten zu können, muss eine Reihe an Feldern entfernt oder angepasst werden. Dies erfolgt über [Datensatz erweitern] (Satz angleichen).

Datensatz ableiten durch "Datensatz erweitern" (Satz angleichen)

Um von dem duplizierten Datensatz der Überordnung ein TAT, ein TUT oder einen (E-)Aufsatz abzuleiten, wählen Sie bei dem duplizierten Datensatz im Metadaten-Editor im Menü [Bearbeitungs-Aktionen] > [Datensatz erweitern] oder verwenden Sie die Tastenkombination STRG+ALT+E. Damit öffnet sich ein Dialogfenster mit einem Dropdown-Menü.

DUPLIZIEREN NICHT VERGESSEN! Bitte kontrollieren Sie immer, ob der Datensatz das Attribut "Neu" hat bevor Sie [Datensatz erweitern] anwenden.

Im Dropdown-Menü "Normalisierungstyp auswählen" wählen Sie den entsprechenden Normalisierungstyp und klicken auf [Ok].

• 1_Aufsatz ableiten
• 1_E-Aufsatz ableiten
• 1_TAT ableiten
• 1_TUT ableiten

Sie erhalten die Bestätigung, dass der Titeldatensatz erfolgreich erweitert wurde. Nun können Sie den Titeldatensatz bearbeiten und speichern.

Bitte beachten Sie außerdem, dass die Normalisierungsregeln keine Auswirkungen auf Lokale Erweiterungsfelder haben, diese müssen ggf. manuell gelöscht/angepasst werden.

Um den Titeldatensatz nach Anwenden des Normalisierungstyps mit fehlenden Feldern zu ergänzen, wählen Sie im Metadaten-Editor im Menü [Bearbeitungs-Aktionen] > [Aus Vorlage erweitern] oder verwenden Sie die Tastenkombination STRG+E. Damit öffnet sich ein Dialogfenster mit einem Dropdown-Menü. Im Dropdown-Menü "Aus Vorlage auswählen" wählen Sie die für die Katalogisierung benötigte Vorlage, mit welcher der Titeldatensatz erweitert werden soll (z.B. tut_mtm-tut-nc für einen Teil mit unabhängigem Titel).

Beim Abspeichern werden vom System eine neue MMS-ID und eine neue AC-Nummer generiert.

Wurde im Zuge der Bearbeitung des Titeldatensatzes auf das [Datensatz erweitern] vergessen, ist MARC 009 (AC-Nummer) noch belegt und der Titeldatensatz lässt sich daher nicht abspeichern. Das System erstellt eine rote Fehlermeldung. Diese Fehlermeldung wird bereits beim Duplizieren des Titeldatensatzes aktiv. Wird die AC-Nummer in MARC 009 händisch gelöscht, stellen Sie sicher, dass auch alle MARC 035er-Felder gelöscht werden.

Die Verlinkung

Im Rahmen der Normalisierungregeln der jeweiligen Ableitroutine wird mit Hilfe der AC-Nummer eine Verlinkung zum Übergeordneten Datensatz erstellt:

• bei TUTs über MARC 830 #0 (mit zugehörigem MARC 490 1#)
• bei TATs über 773 08
• bei (E-)Aufsätzen über 773 08

In den Titelsuchen werden in der 3. Spalte der Listenansicht unter [Verknüpfte Datensätze] die Verlinkung zwischen Titeldatensätzen angezeigt. In der Tabellenansicht befindet sich dieser Link in der Spalte "Kennzeichen und Symbole":

Der Linking-Job läuft täglich um 23:00 Uhr. Daher können neu erstellte Verlinkungen erst am nächsten Tag abgerufen werden.

Damit die Verlinkung auch in der IZ bzw. dem entsprechenden Discovery-System korrekt funktioniert, muss auch der Übergeordnete Datensatz mit der IZ verknüpft sein. Verwenden Sie dafür die Alma-Funktion [Verknüpfen] in der Titelsuche, bei dem entsprechenden Datensatz.

Wenn Sie Aufsätze und Teile von hierarchischen Beschreibungen nicht vom Übergeordneten Datensatz ableiten, sondern stattdessen die Vorlage (!tut___mtm-tut-txt-nc, !tat___mtm-tat-txt-nc, !aufsatz_e___ee-txt-cr oder !aufsatz_p___ee-txt-nc) verwenden, oder den Datensatz aus den externen Ressourcen importieren, vergessen Sie nicht die korrekte Verlinkung über die AC-Nummer mit der ISIL (AT-OBV) herzustellen. Wenn man im Feld 830 im Subfeld $$w eine korrekte AC-Nummer eingibt, wird die ISIL (AT-OBV) beim Speichern automatisch ergänzt.
Bei Teilen mit unabhängigen Titeln muss darüber hinaus geprüft werden, ob beim Feld 490 der erste Indikator "1" und ob im LDR an Pos. 19 (Mehrteilige Ressource - Datensatzstufe) "b - Teil mit unabhänigen Titel" eingetragen ist.

Normalisierungstypen - Datensatz ableiten