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Titeldatensätze - mit Erinnerung in der NZ - in der IZ abfragen

Stand: 21.07.2025

Ein Titeldatensatz kann in der NZ nicht gelöscht werden, da er noch in einer IZ, verknüpft mit der NZ, vorhanden ist. Mit der Hilfe des Datenmonitor: Erinnerungen (Reminders) und des TUW IAma können Sie effektiv eine Liste solcher Datensätze in Alma erstellen und bereinigen!

1. Abfrage mit Hilfe des OBVSG-Datenmonitors

In der Liste der Titeldatensätze mit Fehlermeldungen im Datenmonitor: Erinnerungen (Reminders) findet man mit dem Fehlertext „IZ“ diejenigen Titeldatensätze, die noch in einer IZ vorhanden, mit der NZ verlinkt sind und deshalb das Löschen in der NZ verhindern. Man könnte jede AC-Nummer einzeln in der IZ suchen. Hat man im Firefox das TUW IAma aktiviert, kann man mit der Erweiterungsfunktion alle AC-Nummern auf einmal suchen. Dafür markiert man die Auswahlliste im Datenmonitor und kopiert sie in die Zwischenablage.

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Man öffnet ein neues Excel-Arbeitsblatt und fügt die Auswahl ein. Nun kopiert man sämtliche AC-Nummern in die Zwischenablage.

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Wird Alma (Firefox) mit aktiviertem TUW IAma verwendet, kann man sämtliche AC-Nummern mit STRG + V ins feste Suchfeld kopieren.

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Über den Shortcut STRG + ALT + Y öffnet sich die erweiterte Suche und listet alle AC-Nummern mit ODER-Verknüpfungen in einzelnen Abfragefeldern.

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Setzt man diese Suche ab, findet man heraus, ob bzw. welche Titeldatensätze in der eigenen IZ vorhanden sind und somit das Löschen in der NZ verhindern. Diese Titeldatensätze sollte man kontrollieren bzw., wenn nicht mehr benötigt, von der NZ abhängen und lokal löschen. Danach sollte die Erinnerung zum Löschen in der NZ aktualisiert werden, um den Titeldatensatz final zu löschen.

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2. Abfrage mit Hilfe der Liste der Erinnerungen in Alma

Ein zweiter Weg der Bearbeitung ist die Überprüfung anhand der Liste der Erinnerungen in Alma. So könnte man sämtliche Erinnerungen seit dem GoLive, die die IZ bestreffen, abfragen und bereinigen. Danach muss man sich nur noch um die aktuell hinzugekommenen Erinnerungen kümmern. Hierfür exportiert man die Liste der Erinnerungen als Excel-Liste und durchsucht mittels dieser Liste die IZ auf vorhandene Datensätze. Auch dafür benötigt man das TUW IAma in Firefox, damit man nicht jede MMS-ID einzeln abrufen muss. So funktioniert es: Man lässt sich die Erinnerungen anzeigen und ändert, wenn man sämtliche Erinnerungen seit dem GoLive abrufen will, ggf. den Datumsbereich.

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Nicht nach Institution filtern, man will ja alle zu löschenden Titeldatensätze auf ihr Vorhandensein in der eigenen IZ abfragen. Auch das Filtern nach „Typ“ hat seine Nachteile, da man dabei nur nach einem Typ filtern kann, es aber drei Erinnerungstypen (P-DEL, C-DEL, PC-DEL) gibt. Filtert man, müsste man den Vorgang für jeden Erinnerungstyp wiederholen und erhält erhält drei Ergebnislisten. Die Daten können als Excel-Liste exportiert werden (Tipp: nehmen Sie „alle Felder“).

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Aus dieser Liste sämtlicher Erinnerungen muss man nun die Erinnerungen, die nicht das Löschen bestreffen (z. B. ZDB-OK, ZDB-Mailbox etc.), herauslöschen, damit nur mehr Die Erinnerungen P-DEL, C-DEL und PC-DEL überbleiben. Die MMS-ID findet man in der Spalte „Entitäts-ID“. Man markiert die Spalte und kopiert sie mit STRG + C in die Zwischenablage.

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Nun kopiert man alle MMS-IDs ins feste Suchfeld. Über den Shortcut STRG + ALT + Y öffnet sich die erweiterte Suche und listet alle AC-Nummern mit ODER-Verknüpfungen in einzelnen Abfragefeldern. Aufgrund der Menge fragt das Add-On nach, ob man das wirklich will, nach der Bestätigung macht es aber brav weiter.

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Hinweis: Abhängig von der Menge der MMS-IDs kann es länger dauern bis die Trefferliste angezeigt wird. Zwischendurch fragt der Browser mehrmals nach, ob er fortfahren soll („Ein Skript verlangsamt Ihren Browser …“ etc. → Warten). Aber letztlich bekommt man eine Trefferliste von Titeldatensätzen, die in der eigenen IZ vorhanden sind und somit das Löschen in der NZ verhindern. Ob diese Titeldatensätze auch in einer anderen IZ vorhanden sind, weiß man nicht. Tipp: Man kann aus diesen Treffern ein spezifiziertes Set bilden, um sich die lange Suchabfrage zu sparen.

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