Titeldatensätze - mit Erinnerung in der NZ - in der IZ abfragen

Ein Titeldatensatz kann in der NZ nicht gelöscht werden, da er noch in einer IZ vorhanden ist. Mit der Hilfe des OBVSG-Datenmonitors und des lAma-Add-On können Sie effektiv eine Liste solcher Datensätze in Alma erstellen und bereinigen!

1. Abfrage mit Hilfe des OBVSG-Datenmonitors

In der Liste der Titeldatensätze mit Fehlermeldungen im OBVSG-Datenmonitor findet man mit dem Fehlertext „IZ“ diejenigen Titeldatensätze, die noch in einer IZ vorhanden sind und deshalb das Löschen in der NZ verhindern. Man könnte jede AC-Nummer einzeln in der IZ suchen. Hat man im Firefox das lAma-Add-On aktiviert, kann man mit der Erweiterungsfunktion alle AC-Nummern auf einmal suchen. Dafür markiert man die Auswahlliste im OBVSG-Datenmonitor und kopiert sie in die Zwischenablage.

Man öffnet ein neues Excel-Arbeitsblatt und fügt die Auswahl ein. Nun kopiert man sämtliche ACNummern in die Zwischenablage.

Wird Alma im Firefox und mit aktiviertem lAma-Add-On verwendet, kann man sämtliche AC-Nummern mit STRG + V ins feste Suchfeld kopieren.

Über den Shortcut STRG + ALT + Y öffnet sich die erweiterte Suche, erneut STRG + ALT + Y listet alle AC-Nummern mit ODER-Verknüpfungen in einzelne Abfragefelder in der erweiterten Suche.

Setzt man diese Suche ab, findet man heraus, ob bzw. welche Titeldatensätze in der eigenen IZ vorhanden sind und somit das Löschen in der NZ verhindern. Diese Titeldatensätze sollte man kontrollieren bzw., wenn nicht mehr benötigt, lokal löschen.

2. Abfrage mit Hilfe der Liste der Erinnerungen in Alma

Ein zweiter Weg der Bearbeitung ist die Überprüfung anhand der Liste der Erinnerungen in Alma. So könnte man einmalig sämtliche Erinnerungen seit dem GoLive der IZ auf das Vorhandensein der Titeldatensätze in der IZ abfragen und bereinigen. Danach muss man sich nur noch um die aktuell hinzugekommenen Erinnerungen kümmern. Hierfür exportiert man die Liste der Erinnerungen als CV-Liste und durchsucht mittels dieser Liste die IZ auf vorhandene Datensätze. Auch dafür benötigt man das lAma-Add-On und den Firefox-Browser, damit man nicht jede MMS-ID einzeln abrufen muss. So funktioniert es: Man lässt sich die Erinnerungen anzeigen und ändert, wenn man sämtliche Erinnerungen seit dem GoLive abrufen will, ggf. den Datumsbereich.

Nicht nach Institution filtern, wir wollen ja alle Memo-Datensätze auf ihr Vorhandensein in der eigenen IZ abfragen. Auch das Filtern nach „Typ“ hat seine Nachteile, da man dabei nur nach einem Typ filtern kann, es aber drei Erinnerungstypen (P-DEL, C-DEL, PC-DEL) gibt. Filtert man, müsste man den Vorgang für jeden Erinnerungstyp wiederholen und erhält als Ergebnis drei CV-Dateien. Die Daten werden als CV-Liste exportiert (ich nehme immer „alle Felder“)

Aus dieser Liste sämtlicher Erinnerungen muss man nun die Nicht-Löscherinnerungen (z. B. ZDB-OK, ZDB-Mailbox etc.) herauslöschen, damit nur mehr P-DEL, C-DEL und PC-DEL überbleiben. Die MMS-ID verbirgt sich hinter dem Kürzel „Entitäts-ID“. Man markiert die Spalte und kopiert sie mit STRG + C in die Zwischenablage.

Nun kopiert man alle MMS-IDs ins feste Suchfeld. Über den Shortcut STRG + ALT + Y öffnet sich die erweiterte Suche, erneut STRG + ALT + Y listet alle AC-Nummern mit ODER-Verknüpfungen in einzelne Abfragefelder in der erweiterten Suche. Tipps & Tricks | Datenbereinigung | IZ-Abfrage| Stand: 08.10.2019|CC BY-NC-SA 4.0 7 Aufgrund der Menge fragt das Add-On nach, ob ich das wirklich will, nach der Bestätigung macht es aber brav weiter.

Hinweis: Es dauert relativ lang und der Browser beklagt sich mehrmals („Ein Skript verlangsamt Ihren Browser …“ etc. → Warten). Aber letztlich bekommt man eine Trefferliste von Titeldatensätzen, die in der eigenen IZ vorhanden sind und somit das Löschen in der NZ verhindern. Ob diese Titeldatensätze auch in einer anderen IZ vorhanden sind, weiß man nicht. Tipp: Ich habe aus diesen Treffern gleich ein Set gebildet und es spezifiziert, weil Alma sonst jedes Mal wieder die ewig lange Suchabfrage durchführt, wenn man das Set öffnet.