Titeldatensätze löschen

Stand: 20.08.2025

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Titeldatensatz in der Institutionszone löschen

Um Titeldatensätze zu löschen, benötigt man die Rolle „erweiterter Katalogisierer“.

Das Löschen eines Titeldatensatzes in der eigenen Institution hat keine Auswirkungen auf den Titeldatensatz in der Netzwerkzone. Hier werden lediglich die Besitzkennzeichnung bzw. die Bestandsinformationen der eigenen Bibliothek entfernt.

Wenn man einen Titeldatensatz löscht, muss man sicherstellen, dass keine Bestandsdatensätze, Exemplare oder Bestellungen mehr mit dem Titeldatensatz verknüpft sind. Voraussetzung für das Löschen ist, dass der Titeldatensatz vorher von der Netzwerkzone entlinkt wird. Dafür öffnet man den Titeldatensatz im Metadaten-Editor und wählt im Menü [Datensatz-Aktionen] > [In den Katalog kopieren].

Der nun von der Netzwerkzone entlinkte Titeldatensatz erhält in MARC 001 eine institutionsspezifische, lokale MMS-ID und, so es einen lokalen Zähler gibt, eine lokale ID in MARC 009.

Nun kann der Titeldatensatz lokal gelöscht werden. Dafür wählt man im Menü [Datensatz-Aktionen] > [Datensatz löschen] oder verwendet die Tastenkombination <Strg + D>.

Bevor der Datensatz gelöscht wird, muss dies nochmals bestätigt werden.

Sollte wider Erwarten noch Inventar am Titeldatensatz, den man löschen will, vorhanden sein, wird dies im Dialogfenster angeführt.

Sollte wider Erwarten noch Inventar am Titeldatensatz, den Sie löschen wollen, vorhanden sein, erscheint ein ähnliches Dialogfenster, in dem das System Sie bittet den Befehl nochmals zu bestätigen, da mit dem Löschen alle dazugehörigen Exemplare, Portfolios etc. ebenso getilgt würden.

Ist ein Exemplar, das noch mit dem Titeldatensatz verbunden ist, gerade ausgeliehen, oder befindet es sich in einem anderen Bearbeitungsprozess, lässt das System das Löschen nicht zu und man erhält eine dementsprechende Information. Dies gilt ebenfalls, wenn noch ein Bestellposten mit dem Titeldatensatz verbunden ist. Im Metadaten-Editor erscheint eine rote Fehlermeldung.

Titeldatensätze in der Netzwerkzone löschen via Erinnerung

Um zu verhindern, dass Titeldatensätze, die möglicherweise noch von anderen Bibliotheken genutzt werden, irrtümlich gelöscht werden, wird in der Netzwerkzone via Erinnerung (Memoworkflow) gelöscht. Grund dafür ist, dass vor dem Löschen verlässlich geprüft wird, dass der entsprechende Titeldatensatz tatsächlich gelöscht werden kann.

Geprüft wird, ob der zu löschende Titel

• in einem Aleph-Lokalsystem vorhanden ist,
• noch Bestand (Bestandsdatensätze und/oder Exemplare, Portfolios) besitzt,
• einen Link zu einem VL-, EDOC oder IV-SCAN-Objekt enthält,
• über eine LKR-Verknüpfung verlinkt ist,
• Links zu anderen Titeldatensätzen (z. B. Vorgänger-Nachfolger-Verlinkung) besitzt
• ein NAK-Titeldatensatz mit Bestandsnachweis im bibliografischen Titeldatensatz ist.

Typen von Erinnerungen

P-DEL

P-DEL steht für „parent“. Dieser Typ wird für Überordnungen, aber auch für sämtliche nicht-hierarchischen Aufnahmen verwendet.

Anwendung

• einzelne Einheiten, Zusammenstellungen etc.
• fortlaufende Ressourcen
• Überordnungen von mehrteiligen Monografien, monografischen Reihen und Aufsätzen

PC-DEL

PC-DEL steht für „parent and child“. Dieser Typ wird für Aufnahmen verwendet, die sowohl Überordnungen sind, als auch eine Abhängigkeit aufweisen.

Anwendung

• mehrteilige Monografien in monografischen Reihen

C-DEL

C-DEL steht für „child“. Dieser Typ wird für sämtliche abhängigen Aufnahmen verwendet.

Anwendung

• Aufsätze
• Teile mit abhängigem Titel
• Teile mit unabhängigem Titel

Um eine Erinnerung zu setzen, klickt man in der Netzwerkzone in der einfachen Suche im Aktionsmenü […] auf [Neue Erinnerung].

Mit dem Anklicken von [Neue Erinnerung] öffnet sich das Sliding Panel [Erinnerungsdetails].

Pflichtfelder

Beim Anlegen einer neuen Erinnerung sind drei Pflichtfelder auszufüllen: Datum, Typ und Status. Das Textfeld muss im Fall der Erinnerungstypen P-DEL, PC-DEL und C-DEL nicht verpflichtend befüllt werden!

Datum

Das Feld ist mit einer Eingabehilfe (Kalender) hinterlegt. Das Datumsfeld ist mit dem aktuellen Datum vorbelegt.

Wird eine Erinnerung aktualisiert, um einen Titeldatensatz final löschen zu lassen, sollte das Datum angepasst werden.

Typ

Das Feld ist mit einer Dropdown-Liste hinterlegt. Für die Vergabe des Typs siehe den Abschnitt „Typen von Erinnerungen“. Die letzten verwendeten Typen werden jeweils am Beginn der Liste gelistet.

Wird eine Erinnerung aktualisiert, um einen Titeldatensatz final löschen zu lassen, muss der Typ nicht angepasst werden, er sollte jedoch geprüft werden.

Status

In Alma ist die Angabe des Status der Erinnerung erforderlich. Es wird immer „Neu“ vergeben.

Wird eine Erinnerung aktualisiert, um einen Titeldatensatz final löschen zu lassen, muss der Status immer auf „Neu“ gesetzt werden, andernfalls kann die Erinnerung nicht verarbeitet werden.

Speichern von Erinnerungen

Abschließend muss die Erinnerung gespeichert werden.

Nach dem Speichern wird die neue Erinnerung in der Liste der Erinnerungen,

aber auch in der Liste der Erinnerungen des Titeldatensatzes über ein Sliding Panel angezeigt.

Neben Datum, Typ und Status werden die erstellende Institution, die Paraphe und die ändernde Institution angezeigt. Die Spalten können mittels Drag-and-Drop oder das Zahnrad individuell gereiht bzw. ein- und ausgeblendet werden.

Aufrufen der Erinnerungen eines Titeldatensatzes

Die Erinnerung eines Titeldatensatzes können in der einfachen Suche im Abschnitt [Übersicht] eingesehen werden.

Wählt man die [Erinnerungen] aus, werden die zum Titeldatensatz gehörigen Erinnerungen in einem Sliding Panel in der [Liste der Erinnerungen] aufgelistet.

Achtung! Das Feld [Datumsbereich senden] ist immer vorbelegt und reicht standardmäßig 14 Tage zurück. Wurde die Erinnerung außerhalb dieses Bereichs gesetzt, wird in der Liste keine Erinnerung angezeigt. Für die Anzeige muss der Datumsbereich über den Kalender neu gewählt werden.

Aufrufen der Liste der Erinnerungen

Die Liste aller in der Netzwerkzone gesetzten Erinnerungen kann über das Alma Hauptmenü [Ressourcen] > [Katalogisierung] > [Erinnerungen] aufgerufen werden.

Da die Verarbeitung der Erinnerungen nur auf Ebene der Networkzone stattfindet, muss von der jeweiligen Institutionszone aus der Reiter [Netzwerk] angewählt werden.

Die Liste kann nach

• Datum
• Typ
• Status
• erstellender Institution

gefiltert und damit – im Fall des Status „Fehler“ – institutionsbezogen abgearbeitet werden.

Löschen von Erinnerung

Möchte man die Erinnerung eines Titeldatensatzes wieder entfernen, wählt man im Aktionsmenü […] der Erinnerung [Löschen] aus.

Das Löschen muss in einem zweiten Schritt bestätigt werden.

Zur Bearbeitung möglicher Fehlermeldungen, die im Rahmen der Verarbeitung der gesetzten Erinnerungen auftreten, siehe die Arbeitshilfe Löschen von Titeldatensätzen in Alma.

Für den Umgang mit Dubletten im OBV siehe die Verbundrichtline Dubletten.

Sets von lokalen Titeldatensätzen löschen

Um mehrere Titeldatensätze auf einmal zu löschen, benötigt man die Rollen des erweiterten Katalogisierers, des Katalog-Managers oder des Katalog-Administrators.

Zunächst muss ein Set jener Titeldatensätze [1] erstellt werden, die gelöscht werden sollen. Anschließend geht man im Alma Hauptmenü auf [Administrator] > [Prozesse verwalten] > [Prozess ausführen].

Hier wählt man den Prozess [Titelsätze löschen] aus der Liste aus und klickt auf [Weiter].

Nun wählt man das Set, das man löschen will und klick auf [Weiter].
[Anm.: Die nummerierten Punkte oberhalb der Leiste zeigen den Arbeitsfortschritt]

Über den angebotenen Suchschlitz oder die Filtermöglichkeiten kann man die Auswahl verringern, um so schneller das benötigte Set zu finden.

Im nächsten Schritt zeigt das System die Anzahl der betroffenen Titeldatensätze. Es ist notwendig weitere Parameter zu definieren.

• Nicht löschen, falls mit anderen Datensätzen verknüpft: damit soll verhindert werden, dass beispielsweise einzelne Teile hierarchischer Aufnahmen oder LKR-Verknüpfungen ohne Bezugsdatensatz stehen bleiben und dadurch Fehlermeldungen erzeugen.
• Alle verbundenen Bestandsressourcen löschen: dadurch werden alle vorhandenen Exemplare, Bestandsdatensätze und Portfolios gelöscht. Falls Bestellposten oder ausgeliehene Exemplare betroffen wären, löscht das System diese Datensätze nicht.

Nun klickt man auf [Weiter].

Das System vergibt automatisch einen Setnamen, den man bei Bedarf ändern kann. Man erhält alle Angaben nochmals zur Kontrolle. Ist man mit den Einstellungen zufrieden, klickt man auf [Absenden].

Ist man sicher, dass die Aktion durchgeführt werden soll, bestätigt man das Dialogfenster.

Durch die Bestätigung wird die Seite [Prozess überwachen] geöffnet, auf welcher der in Auftrag gegebene Prozess im Reiter [Wird ausgeführt] samt Fortschritt angezeigt wird. [2]

Mittels eines Klicks auf [Neu laden] wird der aktuelle Bearbeitungsfortschritt angezeigt.

Sobald der Prozess fertig ausgeführt ist, wandert er in den Reiter [Abgeschlossen], wo man sehen kann, ob der Prozess erfolgreich und ohne Fehler abgeschlossen wurde.

Mittels Klicken auf den [Titel] oder auf Aktionsmenü […] > [Bericht] kann man mehr Prozessdetails einsehen, unter anderem wie viele Titeldatensätze, Bestände, Exemplare, Portfolios etc. gelöscht wurden. Über den Link [Click to download report] kann der Prozessbericht heruntergeladen werden.

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