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VR: Dubletten

Verbundrichtlinie für den OBV

Diese Verbundrichtlinie wurde von der ZR-FE des OBV im April 2019 bekräftigt.
Letzte Aktualisierung: 2021-04-07

Zusammenfassung

Diese Verbundrichtlinie weist darauf hin, dass Dubletten im OBV vermieden werden sollen, und legt den Umgang mit bereits entstandenen Dubletten fest.

Für weitere Informationen siehe: Dubletten - Kennzeichnung und Bereinigung

Problematik

Im OBV sollten grundsätzlich keine Dubletten angelegt werden, sondern bereits vorhandene Datensätze sind zu nutzen und gegebenenfalls zu verbessern bzw. anzureichern. Oftmals entstehen rudimentäre Erstkatalogisate in der Erwerbung, wo teilweise nur spärliche Informationen vorliegen. Es ist eine Sache der Fairness, wenn solche Datensätze im Sinne des Verbundgedankens verbessert und keine Dubletten angelegt werden, auch wenn Letzteres oft schneller zu bewerkstelligen wäre!

Sind Dubletten entstanden, so sollten diese bereinigt werden. Grundsätzlich ist dabei der ältere Titeldatensatz der Gewinnersatz! Wurden aber sowohl der ältere Titeldatensatz als auch die entstandene Dublette von anderen Bibliotheken nachgenutzt, so sollte diese Bereinigung mit Augenmaß erfolgen, um der Mehrheit der Bibliotheken das Umhängen ihres Bestandes zu ersparen!

Verbundfestlegung für den OBV

Oberste Regel: KEINE DUBLETTEN ERSTELLEN!

Auch wenn

  • ein Titeldatensatz rudimentär ist (z. B. Bestelldatensatz) → den vorhandenen Titeldatensatz bearbeiten!
  • der Datensatz ein alter RAK-Datensatz ist → den RAK-Datensatz gegebenenfalls hocharbeiten; keinen neuen RDA-Datensatz erstellen!
  • ein besserer Titeldatensatz (mit Beschlagwortung, Inhaltsverzeichnis etc.) in den Fremddatenbanken vorhanden wäre → den vorhandenen Titeldatensatz in der NZ anreichern!

Ist bereits eine Dublette entstanden, gilt:

Der ältere Titeldatensatz ist der Gewinnersatz!

Auch ein RDA-Datensatz ist eine Dublette zu einem bereits vorhandenen RAK-Datensatz! Regelwerke sind kein Kriterium für eine Entscheidung einer Dublette!

Aber wenn
  • mehr Bibliotheken am neueren Titeldatensatz (der eigentlichen Dublette) als am "Erstdatensatz" hängen → wird, um vielen Bibliotheken das Umhängen ihres Bestandes zu ersparen, der ältere Titeldatensatz als Dublette gekennzeichnet!
  • gleich viele Bibliotheken an den beiden Titeldatensätzen hängen, entscheidet:
    • die Qualität des Titeldatensatzes (Inhaltsverzeichnis, Beschlagwortung etc.) → der bessere Titeldatensatz ist der Gewinnersatz
    • das Datum der Ersterfassungder ältere Titeldatensatz ist der Gewinnersatz

Der "Verliererdatensatz" muss als Dublette gekennzeichnet werden:

Damit soll sichergestellt werden, dass niemand diesen Titeldatensatz nutzt und die anderen Bibliotheken ihre Bestände nach und nach umhängen.

970 0# $$a Dublette zu AC10000000

Wenn ein dubletter Titeldatensatz mit einer "Lösch"-Erinnerung versehen wurde, ist zusätzlich immer ein Löschvermerk im Datensatz erforderlich:

Immer diejenige Institution sollte eine Erinnerung zum finalen Löschen des dubletten Titeldatensatzes setzen, die ihren Bestand als letzte umhängt!

970 0# $$a Löschen

Vermerk: "Keine Dublette zu AC…":

Der Hinweis, dass ein Titeldatensatz doch keine Dublette zu einem anderen darstellt, sollte unbedingt erhalten bleiben, aber nicht in der Fehlerhinweiskategorie, sondern im Feld für redaktionelle Bemerkungen:

591 ## $$a Keine Dublette zu AC10000000!

Exkurs: ONB-AK-Dubletten

Alle ONB-AK-Retrodatensätze haben das Ersterfassungsdatum 01.01.2000, sind jedoch 2013 in ACC01 automatisch eingespielt worden. Somit sind Verbund-Datensätze bis 2013 keine Dublette zu ONB-AK-Retrodatensätzen, sondern umgekehrt. Diese Datensätze sind erkennbar an 040 $c und werden gekennzeichnet mit "ONB-AK-Dublette zu..."

040 ## $$a ONB $$b ger $$c ONB-AK-RETRO $$d UBW $$e pi
970 0# $$a ONB-AK-Dublette zu ...

Exkurs: ONB-IV-SCAN-Projekt

Da IV-SCAN-Datensätze über einen automatisierten Prozess erstellt werden und dadurch große Datenmengen entstehen, ist ein gleichzeitiger Dublettenabgleich nicht möglich bzw. nicht vorgesehen. Für diese in Kat. 040 gekennzeichneten Datensätze kommen die allgemein gültigen Richtlinien zu Dubletten nicht zur Anwendung: ein IV-SCAN-Datensatz darf nicht als Dublette gekennzeichnet werden.

040 ## $$c ONB-IVSCAN keine Dublettenkennung in 970 vorgesehen
Siehe auch: VR: IV-SCANs

Kommentare und Anmerkungen richten Sie bitte an: zentralredaktion@obvsg.at
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