Abfragen in der Alma Institutionszone

Hier finden Sie nützliche Abfragen, die die Arbeit der Lokalredaktionen unterstützen und regelmäßig durchgeführt werden sollten.

AC-Nummern-Dubletten

Es kann vorkommen, dass Sie auf lokaler Ebene auf AC-Nummern-Dubletten stoßen. In der Regel sind diese mit der Alma Netzwerkzone verlinkt.

Sie können mittels des Alma-Jobs „Duplicate Title Analysis“ abgefragt werden. Um den Job zu starten, benötigen Sie die Rolle „Bestandsmanager“.
Wenn Sie diese Rolle nicht haben, wenden Sie sich bitte an das Ihr Sysbibteam, damit es die Auswertung übernimmt.
Sie rufen den Job über [Ressourcen] > [Erweiterte Tools] > [Dubletten-Analyse] auf.

Da beide Titeldatensätze eine idente AC-Nummer aufweisen, ist es nicht möglich beide Titeldatensätze gleichzeitig im Metadaten-Editor zu öffnen, solange sie mit der Alma Netzwerkzone verlinkt sind.
Um die Titeldatensätze zu bereinigen, müssen Sie

1. die Titeldatensätze über die MMS-ID suchen
2. beide Titeldatensätze von der Alma Netzwerkzone entlinken, womit beide Titeldatensätze zur Bearbeitung zum Vorschein kommen
3. Verlinken des Gewinnersatzes mit der Alma Netzwerkzone
4. Löschen des Verlierersatzes

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Alle Exemplare eines Standortes

Die Abfrage wird in der Regel für Revisionsarbeiten (z.B. Revisionslisten etc.) und generelle Bestandsabfragen herangezogen.
Alle Exemplare eines Standortes werden in der erweiterten Suche über den permanenten physischen Standort abgefragt.

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Aufsätze mit Exemplaren

Sonderdrucke besitzen Exemplare, Aufsätze haben eine Verlinkung zum übergeordneten Titeldatensatz, an dem das Exemplar hängt.
Die Abfrage erfolgt über die erweiterte Suche mittels der Suche nach „Physischen Titeln“. Die „Bibliografische Ebene“ ist der „Monografische Komponententeil“ (= Aufsatz) plus Bestand (= Hat Exemplare).

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Dubletten

Dubletten sind im Feld 970 0# als Dublette gekennzeichnet:

Die Abfrage von Dubletten erfolgt über die erweiterte Suche in MARC 970:

Grundsätzlich gilt, dass die letzte Bibliothek, die ihre lokalen Datenbereinigungen durchgeführt hat, die Erinnerung setzt, um den Titeldatensatz löschen zu lassen. Das heißt, wenn weitere Bibliotheken an dem betreffenden Titeldatensatz hängen, setzen Sie bitte noch keine Erinnerung zum Löschen.
Siehe dazu auch die Verbundrichtlinie zum Umgang mit Dubletten.

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Hierarchien mit fehlender Überordnung

Da es in Alma keinen Check gibt, ob die Überordnung einer Hierarchie bereits in der Alma Institutionszone vorhanden ist, ist nicht gewährleistet, dass alle Überordnungen mit der Alma Institutionszone verknüpft sind, um auch auf lokaler Ebene, analog zur Alma Netzwerkzone, die Hierarchie abzubilden.
Diese Information sollte von den LRs in den Bibliotheken regelmäßig in Erinnerung gerufen werden.

Eine Abfrage wäre sinnvoll und wünschenswert. Wenn Sie eine solche Abfrage durchführen möchten, wenden Sie sich bitte für weitere Einzelheiten an alma-kat@obvsg.at.

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LKR-Verknüpfungen ohne MARC 970 7#

Jede LKR-Verknüpfung besitzt mindestens ein lokales Feld 773 18 zur Verlinkung mit dem Exemplar sowie ein zentrales Feld 970 7#, durch das die LKR-Verknüpfung verbundweit sichtbar wird. MARC 970 7# ist der Trigger für den Memoworkflow, damit der betreffende Titeldatensatz vor dem Löschen geschützt ist. Er besitzt in der Regel keinen Bestand. Fehlt MARC 970 7#, kann der Titeldatensatz gelöscht werden. Diese Information sollte von den LRs in den Bibliotheken regelmäßig in Erinnerung gerufen werden.

Für die Abfrage müssen zunächst die in der Institutszone vorhandenen AC-Nummern abgefragt und als Set gespeichert werden.

Im nächsten Schritt ruft man das Set über [Administrator] > [Prozesse verwalten] > [Sets verwalten] auf und wählt über das Aktionsmenü […] > [Set filtern] aus.
Über die Indikationsregel „OBV_no_lkr“ wird das Set über [Dieses Set filtern] auf das Vorhandensein vom MARC 773 $$9 local und das Nicht-Vorhandensein von MARC 970 $$a LKR/ITM gefiltert.
Die Indikationsregel steht den Systembibliothekar*innen über das OBV-Wiki zur Verfügung.

Achtung! Je größer das Ausgangsset, desto länger dauert der Prozess für das Erstellen des spezifizierten Sets.
Sie können über [Administrator] > [Prozesse überwachen] > [Wird ausgeführt] den Fortschritt beobachten.

Das so erstellte spezifizierte Set enthält jene Titeldatensätze, die bearbeitet werden müssen.

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Lokale Titeldatensätze

Wurde in der Alma Institutionszone ein lokaler Zähler für MARC 009 eingerichtet, finden Sie die lokalen Titeldatensätze über folgende Anfrage in der erweiterten Suche.
Unter „beginnt mit“ wird das Präfix des lokalen Zählers (z.B. LC, LA, PA, YA, YB, YC, YD etc.) abgefragt.

Diese Abfrage ist für die Retrokatalogisierung wichtig.

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Titeldatensätze mit AC-Nummer, die nicht mit der Alma Netzwerkzone verknüpft sind

Es handelt sich dabei um versehentlich von der Alma Netzwerkzone entlinkte Titeldatensätze, oder Titeldatensätze, die manuell in die Institutionszone geholt wurden, aber fälschlicherweise über den Button „Kopie“ statt über den Button „Verknüpfen“.
Die Abfrage erfolgt über die erweiterte Suche, abgefragt wird über die „Andere Systemnummer (035a)“ mit „(AT-OBV)“ oder „(AT-OBV)AC“.

Bedenken Sie, wenn Sie über „Andere Systemnummer“ (ohne 035a) suchen, erhalten Sie alle Treffer, die eine AC-Nummer enthalten (z.B. in MARC 773, MARC 830 etc.).
Suchen Sie nur nach AC…, erhalten Sie nicht alle Treffer, da nicht alle Titeldatensätze eine MARC 035, die mit AC… beginnt, besitzen. Aber alle Titeldatensätze haben eine MARC 035 mit der ISIL (AT-OBV).

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Titeldatensätze ohne AC-Nummer

Wurde in der Alma Institutionszone kein lokaler Zähler für MARC 009 eingerichtet, wird beim Speichern keine MARC 009 gebildet.
Man kann die lokalen Titeldatensätze über folgende Anfrage in der erweiterten Suche finden.

Mit Hilfe der Export-Liste können die Treffer entsprechend gefiltert werden (z.B. Standorte ausschließen).
Diese Abfrage ist für die Retrokatalogisierung wichtig.

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Titeldatensätze ohne Bestand, die nicht mit anderen Titeldatensätzen verlinkt sind

Über Alma kann man in erster Linie nur Titeldatensätze abfragen, bei denen eine IZ-NZ-Verlinkung oder IZ-CZ-Verlinkung besteht.
"Ist verknüpft" / "is linked" bzw. "Institutions-ID verknüpfen" / "linked institution" meint immer die Verlinkung der Zonen, nie die hierarchische Verlinkung bzw. Verlinkungen von Titeldatensätzen untereinander.

Zu bedenken bei sämtlichen Abfragen ist, dass bei der Abfrage "hat Bestand" = "nein" neben den Titeldatensätzen ohne Bestand als Ergebnis auch

• Überordnungen
• Aufsätze
• Titeldatensätze mit LKR-Verlinkungen

ausgegeben werden. Weitere Einschränkungen des Ergebnisses können eventuell über Facetten vorgenommen werden.

Abfrage von Titeldatensätzen ohne Bestand und ohne Verlinkung mit der NZ

Abfrage von Titeldatensätzen ohne Bestand und mit/ohne Verlinkung mit NZ / CZ

Alternativ kann man "ist leer" / "is empty" wählen, dann werden sowohl NZ als auch CZ ausgeschlossen: