GND-Redaktionskonzept für den Österreichischen Bibliothekenverbund
samt illustrierten Beispielen für diverse Arbeitsabläufe (inkl. Suchabfragen)

Vorwort

Die GND ist eine überregionale Normdatei für Personen, Körperschaften, Konferenzen, Geografika, Sachbegriffe und Werke, welche vornehmlich von Bibliotheken, zunehmend aber auch von Archiven, Museen und anderen Kultur- und Wissenschaftseinrichtungen zum Erschließen ihrer Bestände genutzt wird.

Der Datenbestand der GND besteht zum überwiegenden Teil aus Datensätzen, welche von Kolleg_innen intellektuell und je nach Bedarf erstellt werden. Das für die Datenerstellung anzuwendende Regelwerk ist komplex, zusätzlich hat die Regelwerksbasis in den letzten Jahren große Veränderungen erlebt, insbesondere durch die Einführung von RDA, und unterliegt auch weiterhin einem steten Wandel.

Um eine gleichbleibend hohe Datenqualität zu gewährleisten, werden die, in die GND-Datenpflege involvierten Bearbeiter_innen regelmäßig mit Informationen über das Regelwerk und etwaige Neuerungen versorgt. Darüber hinaus durchlaufen die GND-Datensätze selbst ein mehrstufiges Redaktionsverfahren, welches sicherstellen soll, dass sie alle relevanten Informationen enthalten und gemäß dem geltenden Regelwerk erstellt bzw. aktualisiert/ergänzt/korrigiert werden.

Die Umsetzung der nötigen Schritte zur Gewährleistung der Datenqualität obliegen den einzelnen GND-Agenturen. Neben einem Schulungskonzept (Alma-Umstiegsschulungen, GND-Regelwerksschulungen) und diversen Informationsveranstaltungen (ZR/LR-Sitzungen, Verbundtag etc.) und –medien (GND-Newsletter, gnd-info@obvsg.at) ist im OBV auch ein GND-Redaktionskonzept implementiert, welches sich aus folgenden Dokumenten ableitet:

• Statut der Zentralen Redaktion des OBV
• Geschäftsordnung der GND-Level-1-Redaktion des OBV
• Überregionale GND-Redaktionsanleitung der Deutschen Nationalbibliothek

1. Akteur_innen

Im Österreichischen Bibliothekenverbund umfasst die GND-Datenpflege im Wesentlichen drei Gruppen von Akteur_innen:

• Zum einen die Kolleg_innen, die in unterschiedlichen Funktionen an der Erschließung von Ressourcen, mitunter aber auch in anderen Tätigkeitsbereichen ihrer Einrichtungen, arbeiten. Sie verlinken im Zuge der formalen und inhaltlichen Erschließung die Katalogisate mit der GND. Bei Bedarf ergänzen und/oder korrigieren sie die vorhandenen Normdaten (sofern ihre Berechtigung, dies zulässt) und erstellen ggf. auch neue GND-Datensätze. Sie arbeiten auf GND-Level 3.
• Auf der nächst übergeordneten Ebene finden sich die GND-Lokalredaktionen, die an (fast) jeder Verbundbibliothek zu finden sind. Sie bestehen, je nach Größe der jeweiligen Einrichtung, aus einer oder mehreren Personen mit einer gewissen Erfahrung in der GND-Datenpflege. Da diese i.d.R. selbst in der Formal- oder Sacherschließung tätig sind, bearbeiten sie selbst die von ihnen benötigten Datensätze oder erstellen neue, daneben übernehmen sie aber auch diverse koordinierende und redaktionelle Aufgaben, wofür ihnen weiterreichende Berechtigungen zur Verfügung stehen. Bei neu erstellten GND-Datensätzen arbeiten sie auf Level 2, bei Korrekturen und Ergänzungen mitunter auch auf Level 1.
• Die Mitglieder der GND-Level-1-Redaktion stellen die letzte Stufe im Redaktionsschema des OBV dar. Es handelt sich dabei um 22 Personen aus 11 Verbundbibliotheken (Stand Februar 2023; die aktuelle Zusammensetzung ist jeweils auf der OBV-Webseite zu finden) und einen an der OBVSG angesiedelten Koordinator. Auch sie sind hauptsächlich in der Erschließung von Ressourcen tätig und bearbeiten bzw. erstellen die für die eigene Arbeit benötigten GND-Datensätze. Daneben sind alle Level-1-Redaktionsmitglieder Teil der GND-Lokalredaktion ihrer jeweiligen Einrichtung, samt der damit einhergehenden Aufgaben. Zuletzt übernehmen sie darüber hinaus koordinierende und redaktionelle Aufgaben für den Gesamtverbund. Sie arbeiten überwiegend auf GND-Level-1.

2. Aufgabenprofile

2.1 Level-3-Bearbeiter_innen

Ergänzungen in bestehenden GND-Datensätzen, die im Zuge der Erschließungsarbeit genutzt werden (nur gesicherte Angaben, regelwerkskonform!).

Die Ergänzungen können eigenständig durchgeführt werden. Eine etwaige Meldung an die Lokalredaktion ist, vorbehaltlich anderslautender interner Absprachen, nicht nötig. Ausgenommen hiervon sind die unten gesondert vermerkten Fälle, in denen die Lokalredaktion jedenfalls zu kontaktieren ist.

Im Folgenden eine Auswahl häufig auftretender Fälle:

• Einfügen von zusätzlichen Sucheinstiegen, sofern diese vorliegen und noch nicht im GND-Datensatz vermerkt sind (bspw. fremdsprachige Körperschaftsnamen oder Personennamen mit Vornamen als Initialformen).
• Eintragen von Verlinkungen zu anderen GND-Datensätzen (bspw. einer Vorgänger-Nachfolger-Beziehung bei Körperschaften, insbesondere wenn der Nachfolger soeben neu angelegt wurde, oder aber die Verlinkung eines Berufes, eines Geburts-, Wirkungs- oder Sterbeortes einer Person).
• Hinzufügen eines Teilbestandskennzeichens „s“ (Feld 079 $q) bei erstmaliger Nutzung eines von der Formalerschließung erstellten, bestehenden Datensatzes in der Sacherschließung. Hierbei sind ggf. weitere Informationen einzufügen (Quellenangabe, weitere identifizierende Merkmale, Oberbegriffe, geographischer Wirkungsraum etc.) und es ist in jedem Fall die Lokalredaktion in Kenntnis zu setzen, sodass der Datensatz nach interner Kontrolle zur Endredaktion an die GND-Level-1-Redaktion gemeldet werden kann.
• Anpassung der Lebensdaten einer Person, wenn man Kenntnis von deren Ableben erlangt. Gibt es Werknormdatensätze mit betreffender Person als geistigem Schöpfer, muss die Lokalredaktion davon in Kenntnis gesetzt werden, da eine Anpassung des bevorzugten Namens des Werkes (der Personenname samt Lebensdaten ist Teil der 1XX des Werktitels) manuell erfolgen muss.

Korrekturen einzelner Felder mit fehlerhaften Inhalten in bereits vorhandenen GND-Datensätzen

• Offensichtliche Tippfehler
• Offensichtliche Falschinformationen (nur gesicherte Angaben, regelwerkskonform!)

Sämtliche obigen Punkte können natürlich nur im Rahmen der vorhandenen Berechtigung durchgeführt werden, also bei GND-Datensätzen des Levels 3 (042 $a gnd3). Bei nötigen Ergänzungen/Korrekturen in Datensätzen eines höheren Levels, ist die Lokalredaktion zu kontaktieren. Gleiches gilt für notwendige komplexe Vorgänge, welche unter den Aufgaben der Lokalredaktionen gesondert aufgeführt sind (bspw. Herauslösen von Pseudonymen oder Spitzenorganen).

Nutzung bestehender GND-Datensätze der Levels 7 bis 4

• Voraussetzung ist, dass einerseits sichergestellt ist, dass es nicht bereits einen anderen Datensatz mit höherem Level für dieselbe Entität gibt, und andererseits der betreffende Datensatz zweifelsfrei und eindeutig die benötigte Entität repräsentiert. Ist dies gegeben, können GND-Datensätze mit (zu) niedrigem Level „aufgearbeitet“ und anschließend in Titeldaten verlinkt werden. Hierzu müssen notwendige Inhalte ergänzt (siehe oben) und der Datensatz auf Level 3 gehoben werden. In diesen Fällen ist jedenfalls eine Meldung an die Lokalredaktion zu machen, sodass der neue Datensatz erst lokal und, falls es sich nicht um einen Datensatz handelt, der dauerhaft auf Level 3 verbleibt (Personen/Familien oder Werktitel ohne Teilbestandskennzeichen „s“), anschließend von der GND-Level-1-Redaktion endredigiert werden kann.

Erstellen neuer GND-Datensätze

• Ist nach ausführlicher Recherche sichergestellt, dass für eine, im Zuge der Erschließungsarbeit benötigte, Entität noch kein GND-Datensatz existiert, wird dieser neu angelegt und auf Level 3 in die GND-Quelldatei eingebracht.

Ständige Weiterbildung:

• Abonnieren und regelmäßiges Mitverfolgen der Verbund-Mailingliste gnd-info@obvsg.at sowie des GND-Newsletter.
• Regelmäßiges Konsultieren der im Katalogisierungshandbuch des OBV versammelten Unterlagen zum Regelwerk, zur technischen Umsetzung etc. – es gibt immer wieder Änderungen in und Ergänzungen zur gängigen Praxis. Diese Neuerung können gesammelt auch im zweimonatlich ausgesendeten Newsletter der AG Katalogisierungshandbuch eingesehen werden, welcher unter anderem auch über die gnd-info-Mailingliste ausgeschickt wird.
• Teilnahme in einrichtungsinternen Schulungsveranstaltungen der Lokalredaktion. Auch eine Teilnahme an verbundweiten Multiplikator_innenschulungen ist möglich und gewünscht, bei begrenzter Teilnehmerzahl ist jedoch den Mitgliedern der GND-Lokalredaktionen der Vortritt zu überlassen.

2.2 Lokalredaktionen

Ansprechpartner_innen

• Die Lokalredaktionen stellen an ihrer Institution die ersten Ansprechpartner_innen in allen die GND betreffenden Fragen dar, insbesondere zu Fragen lokaler Bearbeiter_innen betreffend die Anwendung des Regelwerks und die technische Umsetzung im Verbund.
• Bei Unklarheit leiten sie diese Fragen an die Level-1-Redaktion weiter (bei entitätenspezifischen Themen an das jeweils zuständige Team, bei allgemeinen/übergreifenden Fragen an den Koordinator).

Erstellung und Kontrolle neuer Datensätze für die eigene Institution:

• Die Lokalredaktionen redigieren auf Level 3 angesetzte Datensätze ihrer eigenen Institution und heben sie auf Level 2 oder erstellen selbst Datensätze auf Level 2. Ausnahmen im Bereich des Teilbestands Formalerschließung (Teilbestandskennzeichen f, aber nicht s in Feld 079 $q) sind Datensätze für Personen/Familien (Entitätentyp p in Feld 075 $b mit $2 gndgen) sowie Werktitel (Entitätentyp u): diese sind ebenfalls zu redigieren, bleiben aber auf Level 3.
• Ein von der jeweils zuständigen Lokalredaktion redigierter Datensatz muss einerseits in die GND-Quelldatei eingebracht sein – erkennbar an dem mit dem ISIL (DE-588) beginnenden GND-Identifier in Feld 035 $a – und andererseits, je nach Satzformat ein einheitliches Katalogisierungslevel (Level gnd2) aufweisen, damit er anschließend durch die Level-1-Redaktion weiterbearbeitet wird. Eine zusätzliche Markierung o.Ä. zur Weiterbearbeitung durch die Level-1-Redaktion ist nicht nötig. Bei Personen/Familien und Werktitel, sofern Teilbestand Formalerschließung, endet mit der Überprüfung durch die Lokalredaktionen der Redaktionsprozess. Sie verbleiben auf Level 3 und werden nicht von der Level-1-Redaktion endredigiert.
• Treten Fragen auf, können die Lokalredaktionen sich im Vorfeld oder nach Eingabe des Datensatzes per E-Mail an das zuständige Level-1-Redaktionsteam wenden.

Durchführung bzw. Meldung von Korrekturen und Ergänzungen an bestehenden Datensätzen:

• Ergänzungen und notwendige Korrekturen an Datensätzen, wie z.B. zusätzliche Sucheinstiege (abweichende Benennungen in den Feldern 4XX) oder Beziehungen zu anderen Entitäten (5XX-Felder), werden, je nach interner Absprache in der Institution und Berechtigung, von den Bearbeiter_innen und/oder den Lokalredaktionen selbständig gemacht (nur gesicherte Angaben, regelwerkskonform!) und nicht weiter durch die Level-1-Redaktion bearbeitet (Ausnahmen: Ergänzung des Teilbestandskennzeichens „s“ für die Sacherschließung und Hocharbeiten von Datensätzen der Levels 7 bis 4, siehe unten).
• Korrekturen und Ergänzungen können an Datensätze der Levels 7 bis 3 von allen Bearbeiter_innen mit GND-Berechtigung durchgeführt werden; die Berechtigung zum Ändern von Datensätzen der Levels 1 und 2 ist den Mitgliedern der Lokalredaktionen und der Level-1-Redaktion vorbehalten.
• Treten dabei Fragen auf, welche durch die Lokalredaktionen nicht beantwortet werden, können oder es stehen Aufgaben an, welche durch die Lokalredaktionen nicht durchgeführt werden dürfen (siehe unten), ist das zuständige Level-1-Redaktionsteam per E-Mail zu kontaktieren.
• Umgekehrt ist bei größeren „Korrektur-Projekten“ (bspw. die mittlerweile bereits abgeschlossene systematische Änderungen an den bevorzugten Namen von Universitäten und untergeordneten Einheiten durch die Aufhebung der Normierung im Zuge der RDA-Einführung) die Level-1-Redaktion auf die Mithilfe der Lokalredaktionen angewiesen.
• Werden von einzelnen Verbundbibliotheken größere Mengen an Datensätzen eingegeben oder Projekte gestartet, die größere Mengen an Korrekturen nach sich ziehen, muss dies im Vorfeld mit der Level-1-Redaktion abgestimmt werden.
• Herauslösung von Pseudonymen:
  Wird ein bestehender Personen-Datensatz, der neben dem wirklichen Namen auch ein Pseudonym enthält, in zwei Datensätze aufgespalten (unterschiedliche Behandlung nach RAK/RSWK und RDA), müssen darüber auch die Partnerverbünde informiert werden. Zu diesem Zweck ist das Level-1-Redaktionsteam für Personen und Familien per E-Mail an gnd-perfam@obvsg.at zu verständigen, welches die Informationen dann weiterleitet.
• Herauslösung von Spitzenorganen:
  Wird aus einem bestehenden Körperschafts- oder Gebietskörperschafts-Datensatz, der auch abweichende Benennungen für Spitzen-, Exekutiv- und Informationsorgane sowie Vertretungskörperschaften (nach § 451 RAK-WB) enthält, eines dieser Organe bzw. eine dieser untergeordneten Körperschaften herausgelöst und ein eigener Datensatz angelegt (gemäß RDA), müssen darüber auch die Partnerverbünde informiert sowie laut Festlegung der ZRFE rückwirkend die verknüpften Titeldatensätze des OBV im Bereich Formalerschließung umverlinkt werden. Zu diesem Zweck ist das Level-1-Redaktionsteam für Körperschaften und Veranstaltungen per E-Mail an gnd-koeko@obvsg.at zu verständigen, welches die Informationen dann weiterleitet bzw. sich um die Umverlinkungen in den Titeldatenbanken des OBV kümmert.
• Änderungen an den bevorzugten Namen/Benennungen von Entitäten (Felder 1XX) in Datensätzen des Levels 1 sowie Löschungen, Zusammenführungen von Dubletten und Aufspaltungen bestehender GND-Datensätze (bspw. bei Vermischung zweier Personen in einem Datensatz; beim Aufbau einer historischen Leiter für ein Geografikum, wenn nur ein SE-Datensatz für alle Stufen vorhanden ist; aber auch bei den oben bereits genannten Herauslösungen von Pseudonymen und Spitzenorganen) bedürfen einer speziellen Abfolge von Arbeitsschritten, ggf. samt Information der Partnerverbünde, und dürfen nur von der Level-1-Redaktion vorgenommen werden. Sind derartige Änderungen nötig, ist das zuständige Level-1-Redaktionsteam per E-Mail zu kontaktieren.
• Wird in einem bereits bestehenden Datensatz (der bisher nur für die Formalerschließung zugelassen war) das Teilbestandskennzeichen „s“ ergänzt, um ihn auch für die Sacherschließung nutzen zu können, muss dies nach Befüllung der notwendigen zusätzlichen Felder dem jeweils zuständigen Level-1-Redaktionsteam per E-Mail mitgeteilt werden.
• Ebenso muss das zuständige Level-1-Team per E-Mail informiert werden, wenn ein Datensatz mit Level 7 bis 4 (in der Regel aus einer Masseneinspielung eines Partnerverbundes stammend) auf Level 2 gehoben wird, um im OBV genutzt werden zu können. Nur so kann die Level-1-Redaktion den Datensatz endredigieren und auf Level 1 heben. Bei ehemals auf Level 7 bis 4 befindlichen Personen/Familien oder Werktitel ohne Teilbestandskennzeichen „s“ endet jedoch der Redaktionsprozess bereits bei der Überprüfung durch die Lokalredaktionen, da diese dauerhaft auf Level 3 verbleiben, ganz so, als handelte es sich um neu im OBV erstellte Datensätze dieser Entitäten.

Mitarbeit an der Umverlinkung von Titeldatensätzen:

• Nachträgliche Änderungen in GND-Datensätzen (Aufspaltungen, Teilumlenkungen etc.) erfordern mitunter Umverlinkungen in den Titeldaten.
  In der Regel fällt diese Aufgabe den Lokalredaktionen für Formal- bzw. Sacherschließung zu, je nach institutionsinternen Absprachen beteiligen sich daran aber ggf. auch die GND-Lokalredaktionen.
  Entsprechende Informationen werden im Anlassfall von der Level-1-Redaktion über die Verbund-Mailingliste gnd-info@obvsg.at ausgesendet.

Ständige Weiterbildung:

• Abonnieren und regelmäßiges Mitverfolgen der Verbund-Mailingliste gnd-info@obvsg.at sowie des GND-Newsletter.
• Regelmäßiges Konsultieren der im Katalogisieurngshandbuch des OBV versammelten Unterlagen zum Regelwerk, zur technischen Umsetzung etc. – es gibt immer wieder Änderungen in und Ergänzungen zu der gängigen Praxis. Diese Neuerung können gesammelt auch im zweimonatlich ausgesendeten Newsletter der AG Katalogisierungshandbuch eingesehen werden, welcher unter anderem auch über die gnd-info-Mailingliste ausgeschickt wird.
• Teilnahme an den ZR/LR-Sitzungen.
• Teilnahme an allfälligen Schulungen (in der Regel Multiplikator_innenschulungen).
• Weitergabe relevanter Informationen an die mit Arbeiten in der GND befassten Kolleg_innen der eigenen Institution.

2.3 GND-Level-1-Redaktion

Ansprechpartner_innen

• Die Mitglieder der GND-Level-1-Redaktion stehen den Lokalredaktionen in allen die GND betreffenden Fragen als Ansprechpartner_innen zur Verfügung
• Auch die Bearbeiter_innen auf Level 3 können sich mit den Fragen, die nicht durch die Lokalredaktionen beantwortet werden können, an die Verbundredaktion wenden (bei entitätenspezifischen Themen an das jeweils zuständige Team, bei allgemeinen/übergreifenden Fragen an den Koordinator).

Endredaktion von GND-Datensätzen, die im OBV erzeugt wurden

• Alle GND-Datensätze, die im OBV erzeugt wurden (Feld 040 $9 r:AT-OBV) und deren lokalredaktionelle Bearbeitung abgeschlossen ist, die also auf Level 2 stehen (Feld 042 $a gnd2), werden von der GND-Level-1-Redaktion aufgegriffen, endredigiert und anschließend auf Level 1 gehoben.
• Ausgenommen sind hiervon natürlich jene Datensätze, die per Übereinkunft der GND Agenturen auf Level 3 verbleiben (Personen/Familien und Werktitel, sofern Teilbestand Formalerschließung). Bei diesen ist bereits mit der Behandlung durch die Lokalredaktionen der Redaktionsprozess abgeschlossen.

Endredaktion (teilweise) nicht aus dem OBV stammender GND-Datensätze

• Redigiert und ggf. auf Level 1 gehoben werden all jene bestehenden Datensätze der Formalerschließung, bei denen durch Kolleg_innen aus dem OBV ein Teilbestandskennzeichen „s“ hinzugefügt wurde, unabhängig davon, ob sie ursprünglich aus dem OBV stammen oder nicht. Je nach Entitätentyp stehen diese zunächst auf Level-3 (Personen/Familien oder Werktitel) bzw. Level 1 (restliche Entitäten), nach Bearbeitung durch die Lokalredaktionen auf Level 2 oder Level 1. Bei den Routineabfragen der GND-Level-1-Redaktion tauchen diese Datensätze mangels länger zurückliegendem Produktionsdatum und/oder fehlender Ursprungskennzeichnung im OBV nicht auf. Die Lokalredaktionen müssen also dem jeweils zuständigen Redaktionsteam per E-Mail Bescheid geben, sodass dieses die Datensätze endredigieren kann.
• Gleiches gilt für bestehende GND-Datensätze der Levels 7 bis 4, die im OBV nachgenutzt und dementsprechend auch nachbearbeitet werden. Auch hier wird die GND-Level-1-Redaktion per E-Mail von der zuständigen Lokalredaktion informiert, worauf diese die Endredaktion durchführt und den Datensatz ggf. auch auf Level 1 hebt. Bei ehemals auf Level 7 bis 4 befindlichen Personen/Familien oder Werktitel ohne Teilbestandskennzeichen „s“ endet jedoch der Redaktionsprozess bereits bei der Überprüfung durch die Lokalredaktionen, da diese dauerhaft auf Level 3 verbleiben, ganz so, als handelte es sich um neu im OBV erstellte Datensätze dieser Entitäten.

Durchführen jener komplexen Korrekturen an GND-Datensätzen, die gemäß Übereinkunft nicht von den Lokalredaktionen durchgeführt werden, nach E-Mail-Benachrichtigung (an das für die jeweilige Entität zuständige GND-Level-1-Redaktionsteam) durch diese.

• Korrekturen der normierten Sucheinstiege bestehender GND-Datensätze des Levels 1, samt ggf. nötiger Umfeldkorrekturen (ggf. vorhandene untergeordnete Körperschaften sowie abhängige Werknormdatensätze)
• Zusammenführung von Dubletten
• Aufspaltungen mit und ohne Teilumlenkungen
• Herauslösen von Pseudonymen und Spitzenorganen

Durchführen nötiger Korrekturen in den OBV-Titeldaten

• Im Rahmen insbesondere der oben genannten komplexen Korrekturen sind mitunter auch Umverlinkungen in den bibliographischen Datensätzen des Verbundkataloges nötig.
• In der Regel fällt diese Aufgabe den Lokalredaktionen für Formal- bzw. Sacherschließung zu (entsprechende Aussendung über gnd-info@obvsg.at), sind jedoch verbundweit nur wenige Datensätze betroffen, übernehmen dies die Mitglieder der GND-Level-1-Redaktion.

Kommunikation mit den Level-1-Redaktionen der anderen GND-Agenturen

• Oben genannte komplexe Korrekturen bedingen nicht nur Umverlinkungen in den Titeldaten des OBV, sondern auch in jenen der anderen Verbünde, die GND-Daten nutzen. Eine entsprechende Meldung ergeht von der GND-Level-1-Redaktion des OBV an die anderen Verbundredaktionen. Umgekehrt meldet die OBV-Verbundredaktion Vollzug an die anderen GND-Partner, wenn nötige Umverlinkungen im OBV-Katalog abgeschlossen sind (dies ist nötig, da manche Korrekturen erst durchgeführt werden können, wenn alle die Umverlinkungen in den Titeldaten abgeschlossen sind).
• Daneben ist ein Austausch mit den Verbundredaktionen anderer GND-Agenturen auch bei weiteren Redaktionsschritten von Nöten (bspw. Abklärung, ob es sich bei einer potenziellen Dublette tatsächlich um eine solche handelt, inhaltliche Diskussionen bei Sachbegriffen etc.).

Informationsbereitstellung und Weiterbildung:

• Bereitstellen von Informationen rund um die GND über die Verbund-Mailingliste gnd-info@obvsg.at sowie den GND-Newsletter.
• Aktuell halten der im Katalogisieurngshandbuch des OBV zur Verfügung gestellten Unterlagen zum Regelwerk, zur technischen Umsetzung etc.
• Abhalten von ZR/LR-Sitzungen.
• Durchführung von Schulungen (in der Regel Multiplikator_innenschulungen).

3. Kontakt zur GND-Level-1-Redaktion

Vier Redaktionsteams mit Zuständigkeit je nach Entitäten:

• Personen und Familien (Entitätentyp p): gnd-perfam@obvsg.at
• Körperschaften und Veranstaltungen (Entitätentypen b und f): gnd-koeko@obvsg.at
• Sachbegriffe, Geografika, Werknormdatensätze (ausgenommen Musik) (Entitätentypen s, g, u):
  gnd-sagewe@obvsg.at
• Werknormdatensätze der Musik (Entitätentyp u mit Teilbestandskennzeichen m):
  gnd-musik@obvsg.at

Für Fragen, welche nicht eine Entität im Speziellen betreffen, Fragen zur Organisation oder zu technischen Belangen: gnd@obvsg.at

4. Exemplarische Arbeitsabläufe

4.1 Herkömmliche Ergänzungen und Korrekturen in bestehenden GND-Datensätzen

• Im Zuge der Erschließungsarbeit kommt es mitunter vor, dass Ergänzungen an bestehenden GND-Datensätzen vorgenommen werden müssen.
• In diesem Beispiel kann die Ergänzung aufgrund des Datensatzlevels nur von der Lokalredaktion vorgenommen werden (nach entsprechendem Hinweis durch die Bearbeiter_in). Ergänzungen und Korrekturen von Datensätzen auf Level 3 (042 $a gnd3) können – vorbehaltlich anderslautender bibliotheksinterner Absprachen – auch von den Level-3-Bearbeiter_innen vorgenommen werden.

• Mit dem Speichern der Änderung ist dieses Beispiel abgeschlossen eine weitere redaktionelle Bearbeitung ist nicht nötig - sofern es sich nicht um einen der unten genannten Sonderfälle handelt.

4.2 Hinzufügen eines Teilbestandskennzeichens „s“

• Es gibt einen bestehenden, bis dato nur von der Formalerschließung genutzten Datensatz für eine Person, die nun in der Sacherschließung benötigt wird.

• In diesem Beispiel kann die Ergänzung des Teilbestandskennzeichens für die Sacherschließung aufgrund des Datensatzlevels – vorbehaltlich anderslautender bibliotheksinterner Absprachen – von der Level-3-Bearbeiter_in vorgenommen werden. Zusätzlich zum Hinzufügen des TBK müssen diverse zusätzliche Informationen gemäß EH-P-16 (GND-Systematik, Quellenangabe, weitere identifizierende Merkmale) eingetragen werden.
• Hat ein Datensatz ein höheres Level, ist die Lokalredaktion über die nötigen Änderungen zu informieren, sodass diese sie aufgrund ihrer höheren Berechtigungsstufe durchführen kann.
• Im Anschluss an das Speichern durch die Bearbeiter_in ergeht eine Meldung (je nach interner Absprache per E-Mail, per Telefon, persönlich oder bspw. auch über „Datensatz anderem Katalogisierer zuordnen“) an die zuständige Lokalredaktion, welche den Datensatz überprüft und auf Level 2 hebt, denn nur Personen-Datensätze ohne das TBK „s“ dürfen auf Level gnd3 verbleiben. Bei einer Routineabfrage durch die LR auf zu redigierende Datensätze (siehe 4.5) würde dieser Satz nicht gefunden werden, da er von einer anderen Institution erstellt wurde.

• Die Lokalredaktionen prüfen die neu erstellten Datensätze auf Regelwerkskonformität und stellen sicher, dass alle verpflichtenden Datensatzelemente vorhanden sind und in korrekter Weise angegeben wurden (je nach Entitätentyp und Teilbestand unterschiedlich, bspw. Quellenangabe, GND-Systematik, Ortssitz, Oberbegriffe etc.). Zur Unterstützung stehen hierfür im Katalogisierungshandbuch des OBV (im GND-Bereich samt der diversen Unterseiten mit entitätenspezifischen Informationen) umfangreichen Materialien zur Verfügung.
• Die Lokalredaktion ihrerseits gibt dem Level-1-Redaktionsteam für Personen und Familien per E-Mail an gnd-perfam@obvsg.at Bescheid, sodass dieses die Endredaktion durchführen und den Datensatz auf Level 1 heben kann. Auch bei den Routineabfragen der Verbundredaktion auf zu redigierende Datensätze (siehe 4.5) würde dieser Satz nicht gefunden, da er von einer anderen Institution erstellt wurde.

4.3 Nutzung bestehender GND-Datensätze der Levels 7 bis 4

• Es gibt bereits einen GND-Datensatz für die benötigte Entität, allerdings mit einem Level, der im OBV für die Verwendung im Zuge der Erschließung nicht zugelassen ist. Der Datensatz muss in das OBV-Redaktionsschema „eingespeist“ werden.
• Durch etwaige zusätzliche Suchabfragen (im konkreten Fall bspw. nach dem Motto der Tagung) sollte sichergestellt werden, dass kein weiterer Datensatz existiert, der die Entität repräsentiert, eventuell sogar einer auf einem höheren Level.

• In diesem Use Case die nötigen Ergänzungen sowie das Heben des Datensatzlevels – vorbehaltlich anderslautender bibliotheksinterner Absprachen – immer von der Level-3-Bearbeiter_in vorgenommen werden, da diese systemseitig die Berechtigung haben GND-Datensätze des Levels 7 bis 3 zu bearbeiten.

• Im Anschluss an das Speichern durch die Bearbeiter_in ergeht eine Meldung (je nach interner Absprache per E-Mail, per Telefon, persönlich oder bspw. auch über „Datensatz anderem Katalogisierer zuordnen“) an die zuständige Lokalredaktion, welche den Datensatz überprüft und auf Level 2 hebt. Bei einer Routineabfrage durch die LR auf zu redigierende Datensätze (siehe 4.5) würde dieser Satz nicht gefunden, da er von einer anderen Institution erstellt wurde.
• Die Lokalredaktionen prüfen die neu erstellten Datensätze auf Regelwerkskonformität und stellen sicher, dass alle verpflichtenden Datensatzelemente vorhanden sind und in korrekter Weise angegeben wurden (je nach Entitätentyp und Teilbestand unterschiedlich, bspw. Quellenangabe, GND-Systematik, Ortssitz, Oberbegriffe etc.). Zur Unterstützung stehen hierfür im Katalogisierungshandbuch des OBV umfangreichen Materialien zur Verfügung. Sie führen auch nochmals eine Dublettenprüfung durch.
• Die Lokalredaktion ihrerseits gibt dem Level-1-Redaktionsteam für Körperschaften und Konferenzen per E-Mail an gnd-koeko@obvsg.at Bescheid, sodass dieses die Endredaktion durchführen und den Datensatz auf Level 1 heben kann. Auch bei den Routineabfragen der Verbundredaktion auf zu redigierende Datensätze (siehe 4.5) würde dieser Satz nicht gefunden, da er von einer anderen Institution erstellt wurde.

4.4 Änderung des bevorzugten Namens bzw. der bevorzugten Benennungen eines GND-Datensatzes

• Aus unterschiedlichen Gründen kann es vorkommen, dass der bevorzugte Name / die bevorzugte Benennung eines GND-Datensatzes geändert werden muss.
• Bei der Nutzung eines nach dem ehemals gültigen Regelwerk erstellten GND-Datensatzes (Feld 040 $e bzw. $f) in einem RDA-Katalogisat, muss dieser auf Konformität mit dem derzeit gültigen Regelwerk (je nach Entität entweder RDA oder RSWK) überprüft werden und es müssen die ggf. nötigen Änderungen vorgenommen werden. Im Anschluss wird der Datensatz mit der Kennung des aktuell gültigen Regelwerkes gekennzeichnet.
• Im vorliegenden Fall handelt es sich um einen Körperschafts-Datensatz, der nach RAK-WB erstellt wurde. Für diese Entität ist derzeit RDA das maßgebliche Regelwerk und der vorliegende bevorzugte Name entspricht nicht RDA (vgl. D-A-CH AWR zu 11.2.2.14.5).

• Da es sich im vorliegenden Beispiel um einen Level 1 Datensatz handelt, haben Level-3-Bearbeiter_innen keine Möglichkeit die nötigen Änderungen vorzunehmen.
• Die Lokalredaktionen verfügen zwar prinzipiell über die systemseitige Berechtigung zur Änderung sämtlicher Felder eines Level-1-Datensatzes, gemäß einer redaktionellen Vereinbarung im OBV werden Änderungen der 1XX-Kategorien jedoch nur von der Level-1-Redaktion durchgeführt.
• Es ergeht also – je nach bibliotheksinterner Vereinbarung – von der Bearbeiter_in eine Meldung (per E-Mail, per Telefon, persönlich oder bspw. auch über „Datensatz anderem Katalogisierer zuordnen“) entweder an die zuständige Lokalredaktion, mit der Bitte, sich den Fall auch noch einmal anzuschauen und ggf. die Level-1-Redaktion über die nötige Korrektur in Kenntnis zu setzen oder es wird direkt das zuständige GND-Level-1-Redaktionsteam per E-Mail kontaktiert – in diesem Fall gnd-koeko@obvsg.at.
• Soll in einem bestehenden GND-Datensatz eines niedrigeren Levels der bevorzugte Name geändert werden, erfolgt dies – je nach bibliotheksinterner Vereinbarung – durch die Level-3-Bearbeiter_in oder die Lokalredaktion. Auch in diesen Fällen ergeht jedoch eine Meldung an das zuständige GND-Level-1-Redaktionsteam, da ggf. noch Umfeldkorrekturen durchgeführt werden müssen.

• Nach Prüfung der Sachlage wird von der Verbundredaktion die Korrektur der 1XX, samt aller weiteren nötigen Änderungen/Ergänzungen im vorliegenden Datensatz (Regelwerkskennzeichnung, ggf. auch Heben des Datensatzlevels auf 1 etc.), vorgenommen.
• Neben einer Anpassung im Datensatz, kann eine Änderung des bevorzugten Namens aber auch sogenannte Umfeldkorrekturen, also Anpassungen an anderen GND-Datensätzen, nötig machen. Auch dies wird von der GND-Level-1-Redaktion überprüft und ggf. nötige Korrekturen werden durchgeführt.
• Die häufigsten Umfeldkorrekturen sind Änderungen an der 1XX eines GND-Datensatzes für einen Werktitel, dessen geistiger Schöpfer jene Entität ist, deren bevorzugter Name soeben korrigiert wurde. Derartige Änderungen erfolgen in der GND leider nicht automatisch. Es muss demnach in jedem Fall nach ggf. vorhandenen „abhängigen“ Werktiteln gesucht und diese, falls vorhanden, korrigiert werden.
• Prinzipiell kommen Personen/Familien, Körperschaften, Veranstaltungen und Geografika (genauer gesagt nur Gebietskörperschaften) als geistige Schöpfer in Frage, wobei bei der überwiegenden Mehrzahl der GND-Datensätze des Entitätentyps u, so es einen geistigen Schöpfer gibt, eine Person als solcher auftritt (siehe 4.4.1). Nichtsdestotrotz sollte in alle Fällen nach „abhängigen“ Werknormdatensätzen gesucht werden.
• Da geistige Schöpfer in Werknormtiteln immer verlinkt sind, bringt eine Suche nach der GND-ID der Person/Familie, Körperschaft etc. die präziseste Treffermenge. Als Index wird dafür bei diesem Beispiel „Beziehung Körperschaft“ (Feld 510) verwendet, da dort sowohl die verbale Bezeichnung der Körperschaft ($a $b $g etc.), als auch deren GND-ID ($0) und sogar das zugehörige Beziehungskennzeichen ($4) verzeichnet sind. In anderen Fällen kommen die Indizes „Beziehung Person“ (Feld 500), „Beziehung Veranstaltung“ (Feld 511) oder „Beziehung Geografikum“ (Feld 551) etc. zum Zug.

• Daneben gibt es auch noch andere Fälle von Umfeldkorrekturen, so kann eine Änderung eines bevorzugten Namens in seltenen Fällen bspw. auch eine Dublettenzusammenführung nötig machen.

4.4.1 Sonderfall: Anpassung der Lebensdaten einer Person

• Einen Sonderfall stellt die Anpassung der Lebensdaten einer Person dar, denn da diese bei Personendatensätzen Teil des bevorzugten Namens sind, wirkt sich eine Änderung im Feld 548 (jedoch nur wenn $4 datl) auch auf die 1XX des betreffenden GND-Datensatzes aus und stellt somit eine Änderung des normierten Sucheinstieges dar, der in weiterer Folge auch relevant für alle „abhängigen“ Werknormdatensätze ist. Prinzipiell wäre hier also die unter 4.4 angeführte Informationskette anzustoßen.
• Obwohl hier als Sonderfall tituliert, handelt es sich bei der vorliegenden Änderung um die mit großem Abstand am häufigsten vorkommende Änderung des normierten Sucheinstieges eines bestehenden GND-Datensatzes.

• Um die GND-Level-1-Redaktion in Bezug auf die Umfeldkorrekturen etwas zu entlasten, ist jene Person (Level-3-Bearbeiter_in oder Lokalredaktionsmitglied), die bspw. ein Sterbejahr ergänzt, angehalten, selbständig nach etwaig vorhandenen „abhängigen“ Werktiteln zu suchen, und der Level-1-Redaktion nur dann Bescheid zu geben, wenn es solche tatsächlich gibt.

4.5 Änderungen an GND-Datensätzen des Levels z

• Zwei Gruppen von Datensätzen, waren ehemals per redaktionellen Absprachen von der Bearbeitung durch sämtliche Bearbeiter_innen und Redaktionen, mit Ausnahme der Deutschen Nationalbibliothek, ausgenommen. Mittlerweile ist diese Bearbeitungssperre jedoch auf technischer Ebene implementiert, indem diesen Datensätzen das Level gndz zugewiesen wurde. Eine Bearbeitung kann nur per E-Mail an die DNB angestoßen werden. Sollte ein Änderung an einem solchen Datensatz notwendig sein, ergeht per E-Mail eine entsprechende Meldung, samt nötiger Hintergrundinformationen, an das jeweils zuständige Level-1-Redaktionsteam, welches sich um die Weiterleitung der Informationen an die DNB kümmert.
• Bei den beiden genannten Gruppen handelt es sich zum einen um GND-Datensätze, die extrem häufig genutzt, sprich in den Titeldatensätzen der, die GND nutzenden Verbünde, verlinkt sind. Jede Änderung an einem solchen GND-Datensatz (bspw. Deutschland, Österreich, Goethe etc.) würde augenblicklich zehntausende bis mehrere Millionen bibliographische Datensätze in die Indexierung schicken, was die Verbundsysteme vor sehr große, bis hin zu nicht bewältigbaren, Aufgaben stellen würde.
• Zum anderen werden Personen-Datensätze, bei denen sich die repräsentierte Person mit einer GND-Agentur (Verbundredaktionen oder die DNB) in Verbindung gesetzt und eingefordert hat, dass bestimmte Inhalte aus dem GND-Datensatz gelöscht werden, auf Level z gesetzt. Dies soll verhindern dass, gelöschte Inhalte im Nachhinein von wohlmeinenden Kolleg_innen wieder in den Datensatz eingebracht werden, wenn diese bspw. öffentlich verfügbar sind (Geburtsjahr, Affiliation etc.).

4.6 Erstellen eines neuen GND-Datensatzes

• Wird für das Erschließen einer Ressource ein GND-Datensatz gebraucht, der unter Nutzung der F3-Funktion nicht gefunden werden kann, ist unbedingt eine gründliche Recherche nach der benötigten Entität unter Zuhilfenahme der Alma-Suchfunktion durchzuführen, bevor ein neuer GND-Datensatz angelegt wird, um Dubletten zu vermeiden.
• Existiert tatsächlich kein GND-Datensatz kann ein solcher unter Nutzung der hierfür vorgesehenen Vorlagen von allen Kolleg_innen und Kollegen mit der Berechtigung zur Arbeit in der GND angelegt werden.
• Der neue Datensatz wird mit Level gnd3 über die Speichern-Funktion in die GND-Quelldatei eingebracht und steht augenblicklich auch im Alma-!GND-Spiegel für die Verlinkung in den bibliographischen Datensätzen zur Verfügung.

• Je nach bibliotheksinternen Absprachen ergeht im Anschluss eine Meldung (per E-Mail, per Telefon, persönlich oder bspw. auch über „Datensatz anderem Katalogisierer zuordnen“) mit der Bitte um redaktionelle Bearbeitung an die zuständige Lokalredaktion oder aber die Lokalredaktion sucht selbständig in regelmäßigen nach neu an der eigenen Institution erstellten GND-Datensätzen, die sich derzeit auf Level 3 befinden. Im Folgenden ein Beispiel für eine entsprechende Suchabfrage (zu beachten ist hier die Datumsangabe beim Erstellungsdatum im Format JJMMTT, im Gegensatz zu der im Änderungsdatum JJJJMMTThhmmss.z):

• Sollte es in aus mehreren Personen bestehenden Lokalredaktionen eine Spezialisierung auf bestimmte Entitätentypen oder Teilbestände geben, kann die Suchabfrage über die gleichnamigen Indizes verfeinert werden (zu achten ist dabei auf die korrekte Nutzung des Booleschen Operators ODER bei der Verkettung von Indizes!).
• Natürlich kann aber auch mit unterschiedlichen Suchstrings getrennt nach den einzelnen Enitäten gesucht werden, was oftmals einfacher und effizienter ist.

• Die Lokalredaktionen prüfen die neu erstellten Datensätze auf Regelwerkskonformität und stellen sicher, dass alle verpflichtenden Datensatzelemente vorhanden sind und in korrekter Weise angegeben wurden (je nach Entitätentyp und Teilbestand unterschiedlich, bspw. Quellenangabe, GND-Systematik, Ortssitz, Oberbegriffe etc.). Zur Unterstützung stehen hierfür im Katalogisierungshandbuch des OBV umfangreichen Materialien zur Verfügung. Sie führen auch nochmals eine Dublettenprüfung durch.
• Nach Bearbeitung des GND-Datensatzes durch die Lokalredaktion, samt ggf. nötiger Ergänzungen oder Korrekturen, wird der Datensatz von dieser auf Level gnd2 gespeichert und somit signalisiert, dass die lokalredaktionelle Arbeit abgeschlossen ist und der Satz in den Verantwortungsbereich der GND-Level-1-Redaktion übergeht. Mitglieder von Lokalredaktionen können, von untenstehenden Ausnahmen abgesehen, die von ihnen selbst erstellten GND-Datensätze natürlich direkt auf Level 2 abspeichern.
• Ausgenommen hiervon sind lediglich Datensätze der Entitätentypen p (Personen und Familien) und u (Werknormdatensätze), sofern sie nicht über ein Teilbestandskennzeichen „s“ verfügen, also nur in der Formalerschließung genutzt werden. Diese verbleiben dauerhaft auf Level 3 und der Redaktionsprozess ist mit Abschluss der lokalredaktionellen Prüfung zu Ende.

• Die Level-1-Redaktion des OBV sucht mittels spezifischer Suchstrings nach allen auf Level 2 stehenden GND-Datensätzen, die im OBV erstellt wurden, endredigiert sie und speichert sie auf Level 1 ab. Damit ist der Redaktionsprozess auch für diese Datensätze abgeschlossen.

4.7 Zusammenführung von Dubletten

• Im Zuge der täglichen Arbeit kommt es durch Unachtsamkeiten oder aber auch durch die zeitverzögerten Datenlieferungen an die, in den diversen Verbünden vorgehaltenen, GND-Spiegeldatenbanken (der Alma-Spiegel wird derzeit bspw. alle sechs Stunden upgedatet) immer wieder zur Erzeugung von Dubletten.
• Die mit großem Abstand häufigste Quelle von Dubletten sind jedoch maschinelle Dateneinspielungen. Mittlerweile werden bei der Integration neuer Datenbestände in die GND qualitativ hochwertige Dublettenabgleichsverfahren eingesetzt und bei strittigen Fällen wird intellektuell eingegriffen. Insbesondere in der Phase der Zusammenführung von PND, GKD, SWD und EST zur GND (samt Einbeziehung diverser interner Normdatenbanken einiger Partnerverbünde – der OBV hat sich hieran nicht beteiligt) waren diese aber noch nicht verfügbar, wodurch die GND bereits mit einem beträchtlichen Bestand an Dubletten „gestartet“ ist.
• Diese Dubletten zeichnen sich in vielen – jedoch nicht allen – Fällen durch ein niedriges Datensatzlevel von 6 teilweise sogar 7 aus und enthalten oftmals nur rudimentäre Informationen. Das bedeutet aber im Umkehrschluss nicht, dass alle Level-6-Datensätze Dubletten sind und/oder keine vollständigen Informationen enthalten, ein Urteil kann man sich immer nur im Einzelfall bilden.
• Vor der Zusammenführung zweier oder sogar mehrerer GND-Datensätze muss zunächst zweifelsfrei festgestellt werden, dass diese auch dieselbe Entität repräsentieren, denn widrigenfalls im Nachhinein durchzuführende Aufspaltungen (siehe 4.7) sind ungleich aufwendiger.
• Außen vor gelassen können jene Personen-Datensätzen werden, die, außer dem bevorzugten Namen, keine oder praktisch keine Informationen enthalten. Hier wäre Dublettenabgleich nur mit sehr großem Aufwand mittels eines verbundübergreifenden Vergleiches der verlinkten Titeldaten zu bewerkstelligen. Diesem Datenbestand wird über Clusteranalysen (Culture Graph) versucht beizukommen, um die notwendige intellektuelle Arbeit der Verbundredaktionen durch maschinelle Vorarbeiten zu verringern.
• Stößt man im Zuge der Erschließungsarbeit auf eine potenzielle Dublette, kann der Anfangsverdacht über einen genauen Vergleich der Datensatzinhalte, in Kombination mit einer Überprüfung, der mit den einzelnen Datensätzen verknüpften bibliographischen Datensätze erhärtet oder verworfen werden.
• Die Überprüfung der verlinkten Titeldaten in Alma erfolgt am besten über den Index „Normdatei-ID“, der $0 jener Felder des bibliographischen Datensatzes beinhaltet, in den GND-Verlinkungen möglich sind (1XX, 240, 38X, 6XX, 7XX).

• Oftmals finden sich in den Titeldaten des OBV auch keine Verlinkungen, dann kann im Verbundkatalog jenes Verbundes, aus dem die GND-Datensätze ursprünglich stammen (Verbund-ISIL in Feld 040 $9 mit Präfix „r:“), nach verknüpften bibliographischen Datensätzen gesucht werden (Auflösung des ISIL mittels Suchmaschine der STABI Berlin, eine Linksammlung zu sämtlichen relevanten Verbundkatalogen findet sich im KVK).
• Bestätigen die Recherchen, dass es sich um eine Dublette handelt, ist – je nach bibliotheksinternen Absprachen – entweder die Lokalredaktion (per E-Mail, per Telefon, persönlich oder bspw. auch über „Datensatz anderem Katalogisierer zuordnen“), zur weiteren Abklärung, oder gleich direkt per E-Mail das zuständige Level-1-Redaktionsteam zu informieren, da die Zusammenführung von Datensätzen ausschließlich von den Mitgliedern der Verbundredaktion vorgenommen wird.
• Gleiches gilt, wenn sich der Verdacht, dass es sich um eine Dublette handelt, nicht falsifizieren lässt. In diesen Fällen recherchiert das zuständige GND-Level-1-Redaktionsteam weiter und kontaktiert ggf. die Redaktion des Ursprungsverbundes, um zu einem Ergebnis zu kommen. Bleibt auch dies erfolglos, wird in Zweifelsfällen nicht zusammengeführt.
• Handelt es sich um zwei oder mehrere Datensätze, die die gleiche Entität repräsentieren, wird zunächst festgelegt, welcher GND-Datensatz der „Sieger“ ist und erhalten bleibt und welcher der „Verlierer“, der umgelenkt wird. Je nach Entitätentyp werden dafür unterschiedliche Kriterien herangezogen (vgl. ELF zu Feld 682).
• In manchen Spezialfällen muss einer Zusammenführung auch eine Benachrichtigung der anderen Verbundredaktionen und ggf. auch ein Diskussionsprozess unter diesen vorangehen. In der überwiegenden Zahl der Fälle ist dieser Zwischenschritt aber nicht nötig.
• Nach dem manuellen Übertragen von dort nicht vorhandenen Satzinhalten in den „Sieger-Datensatz“ (nur jene die im Zuge der Zusammenführung nicht automatisch übertragen werden - siehe unten) und ggf. nötigen Umfeldkorrekturen in anderen verlinkten Datensätzen, markiert die GND-Level-1-Redaktion den „Verlierer-Datensatz“ für den Zusammenführungsprozess.

• Im Zuge der Zusammenführung werden diverse Satzinhalte automatisch vom „Verlierer-“ auf den „Sieger-Datensatz“ übertragen (vgl. ELF zu Feld 682) und der unterlegene GND-Datensatz wird schließlich gelöscht.
• Die maschinelle Zusammenführung der GND-Datensätze läuft jeweils in der Nacht von Dienstag auf Mittwoch in der GND-Quelldatei ab und gelangt mit den folgenden OAI-Updates in die diversen Spiegeldatenbanken. In Alma stehen diese demnach am Mittwochmorgen bereits zur Verfügung.
• In der Nacht von Mittwoch auf Donnerstag läuft dann die Umverlinkung der OBV-Titeldatensätze, sodass der gesamte Prozess jeweils am Donnerstag abgeschlossen sein sollte (vorbehaltlich Alma-seitiger Verschiebungen der involvierten Jobs bspw. aufgrund überlang dauernder anderer Prozesse).

4.8 Aufspaltungen

• Aus unterschiedlichen Gründen kann es dazu kommen, dass in einem GND-Datensatz Attribute mehrere Entitäten vereint sind. Bei der Aufspaltung derartiger Datensätze sind eine Reihe von Arbeitsschritten zu setzen, um sicherzustellen, dass nach Abschluss des Prozesses sowohl die ggf. verlinkten anderen GND-Datensätze, als auch die verlinkten Titeldaten (in allen Verbünden) mit dem richtigen GND-Datensatz verknüpft sind.
• Je nach Grund für die Vermischung der Entitäten in einem GND-Datensatz gibt es unterschiedliche Vorgangsweisen.

4.8.1 Herauslösen von Pseudonymen

• Gab es in der Zeit, als RAK-WB bzw. RSWK die maßgeblichen Regelwerke für die GND bzw. deren Vorgänger (PND und SWD) waren, für jede Person i.d.R. nur einen Datensatz und etwaig verwendete Pseudonyme wurden dort gemeinsam mit dem wirklichen Namen verzeichnet, werden gemäß RDA nun in solchen Fällen getrennte Datensätze angelegt.
• Stößt man im Zuge der Erschließungsarbeit auf einen GND-Datensatz, der aufgespalten werden muss, ist – je nach bibliotheksinternen Absprachen – entweder die Lokalredaktion (per E-Mail, per Telefon, persönlich oder bspw. auch über „Datensatz anderem Katalogisierer zuordnen“) oder gleich direkt per E-Mail das Level-1-Redaktionsteam für Personen und Familien zu informieren, denn derartige Herauslösungen werden nur von diesem vorgenommen.
• Die Level-1-Redaktion legt dazu, je nach der 100 des Datensatzes, einen zweiten Datensatz, entweder mit dem wirklichen Namen oder dem Pseudonym als normiertem Sucheinstieg an und löscht die entsprechende 4oo im bereits bestehenden Datensatz. Die beiden Datensätze werden über ein Feld 500 $4 pseu bzw. nawi miteinander verlinkt.

• Falls der ursprüngliche Datensatz dem Teilbestand Sacherschließung angehört, muss einer der beiden Datensätze (oder auch mehrerer, falls mehr als ein Pseudonym verwendet wird) als Basic Heading markiert werden, nur diesen verwendet dann auch die Sacherschließung.

• Anschließend werden im Bereich der FE die im OBV ursprünglich verlinkten bibliographischen Datensätze intellektuell auf die beiden nun existierenden Datensätze „aufgeteilt“. Veröffentlichung unter Pseudonym also mit dem Pseudonym-Datensatz verlinkt (ggf. auch den Pseudonym-Datensätzen, sollte es mehrere geben), solche unter dem wirklichen Namen mit dem GND-Datensatz, der diesen repräsentiert.
• Im Anschluss ergeht eine Meldung an die anderen GND-Agenturen (Feld 912), um diesen zu ermöglichen, in ihren jeweiligen Verbunddatenbanken das gleiche zu machen. Da nicht alle Verbünde rückwirkend ihre Daten umverlinken, wird auch eine entsprechender Benutzungshinweis (Feld 680) eingetragen.

4.8.2 Herauslösen von Spitzenorganen

• In der Zeit, als RAK-WB das maßgeblichen Regelwerke für die GND bzw. deren FE-Vorgänger GKD war, gab es eine Regelung (§ 451), nach der Spitzen-, Exekutiv- und Informationsorgane sowie Vertretungskörperschaften keinen eigenen GND-Datensatz erhalten, sondern als abweichende Namen im Datensatz der übergeordneten Körperschaft oder Gebietskörperschaft verzeichnet werden. Veröffentlichungen dieser Organe wurden dann mit dem Datensatz der übergeordneten Institution verknüpft.
• In der Sacherschließung wurden für die oben genannten Organe gemäß RSWK hingegen eigenständige Datensätze (zunächst in der SWD, dann aber auch in der GND) angelegt und genutzt.

• Mit RDA muss nun auch die Formalerschließung Veröffentlichungen dieser Organe mit entsprechenden Datensätzen verlinken. Dies hat zur Folge, dass, soweit es nicht bereits einen SE-Datensatz gibt, für die oben genannten eigenständige Körperschaftsdatensätze anzulegen sind.
• Stößt man im Zuge der Erschließungsarbeit auf einen GND-Datensatz, der aufgespalten werden muss, ist – je nach bibliotheksinternen Absprachen – entweder die Lokalredaktion (per E-Mail, per Telefon, persönlich oder bspw. auch über „Datensatz anderem Katalogisierer zuordnen“) oder gleich direkt per E-Mail das Level-1-Redaktionsteam für Körperschaften und Veranstaltungen zu informieren, denn derartige Herauslösungen werden nur von diesem vorgenommen.
• Die Level-1-Redaktion legt dazu zunächst einen Datensatz für die untergeordnete Körperschaft an oder nutzt einen etwaig bereits vorhandenen SE-Datensatz nach, indem sie ein Teilbestandskennzeichen „f“ einträgt, den bevorzugten Namen des Datensatz ggf. nach RDA abändert (untergeordnet oder selbständig) und sonstige nicht vorhandene Datensatzinhalte nachträgt (bspw. Bestandsdaten, Verlinkung zur übergeordneten Körperschaft etc.).
• Anschließend wird der, das Spitzen-, Exekutiv- oder Informationsorgan bzw. die Vertretungskörperschaft repräsentierende, abweichende Name aus dem GND-Datensatz für die übergeordnete Körperschaft oder Gebietskörperschaft entfernt.
• Anders als bei den Pseudonymen hat sich die ZRFE entschieden, in den Titeldaten des OBV sowohl die im OBV herausgelösten Spitzenorgane etc., als auch die von anderen Verbünden gesetzten derartigen Aktion in unseren Titeldaten nachzuarbeiten. Es gibt also in beiden Fällen eine systematische Umverlinkung auf den neuen GND-Datensatz für die untergeordnete Körperschaft. Bei neu nach RDA erzeugten bibliographischen Datensätzen ist ohnehin mit dem neuen GND-Datensatz zu verlinken.
• Aufgrund der fehlenden Umverlinkung in den ehemaligen RAK-Datensätzen, ist die Eintragung eines Benutzungshinweises (Feld 680), der auf etwaige noch mit der übergeordneten Körperschaft verlinkte bibliographische Datensätze hinweist, auch für den OBV von großer Bedeutung.
• Im Anschluss ergeht eine Meldung an die anderen GND-Agenturen (Feld 912), um diesen zu ermöglichen, in ihren jeweiligen Verbunddatenbanken rückwirkende Korrekturen an den Titeldaten vorzunehmen.

4.8.3 Aufbau einer historischen Leiter für eine Gebietskörperschaft

• Anders als bei Körperschaften verwendet die Sacherschließung für Geografika jeweils nur einen Datensatz, in dem die offiziellen Namen, die die Entität zu unterschiedlichen Zeiten in der Vergangenheit getragen hat, als abweichende Namen aufgeführt werden.
• Die Formalerschließung hingegen legt bei einer Änderung des offiziellen Namens einer Gebietskörperschaft, jeweils einen neuen GND-Datensatz an. Da Gebietskörperschaften zu den Geografika zählen, gilt es bei Bedarf von Seiten der FE eine historische Leiter aufzubauen und etwaig vorhandene SE-Datensätze in diese zu integrieren.
• Schon bei Einführung der GND kam es in Punkto Gebietskörperschaften durch die Zusammenführung von GKD und SWD zu einer komplizierten Situation, die Zug um Zug und je nach Bedarf intellektuell bereinigt werden muss. Dieser Prozess ist auch heute noch nicht abgeschlossen. Darüber hinaus kommen auch laufend neue Fälle hinzu.
• Die prinzipielle Regelung lauter, dass die Formalerschließung eine sogenannte historische Leiter von untereinander durch Vorgänger/Nachfolger-Beziehungen verlinkten GND-Datensätzen anlegt, wobei jede Stufe eine Zeitspanne in der Geschichte repräsentiert, zu der die Gebietskörperschaft einen bestimmten offiziellen Namen trug. Für Titelverlinkungen wird von der FE der jeweils zeitlich passende Datensatz verwendet, gleiches gilt für Verlinkungen innerhalb der GND (Geburtsort, Veranstaltungsort etc.).

• Die letzte Stufe dieser Leiter, also der derzeit in Verwendung befindliche Name, weist auch alle bevorzugten Namen der Vorgänger als abweichende Namen auf (Feld 451 $4 naaf). Nur dieser Datensatz trägt ein Teilbestandskennzeichen „s“ und nur diese wird von der SE zum Beschlagworten genutzt.

• Ein Aufspaltungsprozess ist bspw. notwendig, wenn es einen von der Sacherschließung verwendeten GND-Datensatz für eine Gebietskörperschaft, die einen oder mehrere Namenswechsel durchlaufen hat (451 $4 naaf), gibt und dieser Datensatz entgegen dem Regelwerk von der Formalerschließung nachgenutzt wurde (zu erkennen am eingetragenen Teilbestandskennzeichen „f“ in Feld 079 $q) ohne das Vorgänger angelegt wurden. Wird nun im Nachhinein eine historische Leiter aufgebaut ist ohne intellektuelle Überprüfung der einzelnen, im Zuge der Formalerschließung verlinkten, Titeldaten nicht erkennbar, welche Stufe der historischen Leiter eigentlich hätte verlinkt werden müssen.
• Ein anderer Fall für eine nötige Aufspaltung ist, wenn sich bei einer Gebietskörperschaft, die von der SE mitgenutzt wird (zu erkennen am eingetragenen Teilbestandskennzeichen „s“ in Feld 079 $q) der aktuelle bevorzugte Name ändert und demnach ein Nachfolger angelegt werden muss. In diesen Fällen wird eine historische Leiter neu aufgebaut, bzw. eine bereits existierende "verlängert".
• Hat man selbst auf Basis eines, wie oben beschriebenen, SE-Datensatzes für die FE-Nutzung eine historische Leiter aufgebaut ist – je nach bibliotheksinternen Absprachen – entweder die Lokalredaktion (per E-Mail, per Telefon, persönlich oder bspw. auch über „Datensatz anderem Katalogisierer zuordnen“) oder gleich direkt per E-Mail das Level-1-Redaktionsteam für Sachbegriffe, Geografika und Werktitel zu informieren.
• Die GND-Level-1-Redaktion redigiert die einzelnen Stufen der historischen Leiter. Sie setzt die korrekten Teilbestandskennzeichen bei den einzelnen Datensätzen und löscht redaktionelle Bemerkungen, wo nun überflüssig, bzw. fügt Benutzungshinweis ein, wo nötig.

• Im Anschluss leitet sie eine ggf. nötige Umverlinkung der bibliographischen Datensätze im OBV in die Wege. Je nach Anzahl der betroffenen Titeldaten überprüft sie diese selbst oder schalten über gnd-info@obvsg.at die FE-Lokalredaktionen ein, um die Aufgabe, gemeinsam zu bewältigen.
• Letztlich setzt sie die anderen Verbundredaktionen in Kenntnis, sodass auch diese ihre Titeldaten korrekt verlinken können.

4.8.4 Allgemeine Fälle von Datensätzen, die zwei unterschiedliche Entitäten repräsentieren

• Neben den unter 4.7.1-3 beschriebenen Sonderfällen gibt es auch noch weitere GND-Datensätze, die mehr als eine Entität repräsentieren. Diese können durch Unachtsamkeit bei der intellektuellen Datenpflege, aber auch durch fälschlicherweise angestoßene Zusammenführungen entstehen.
• Sehr oft handelt es sich dabei um gleichnamige Personen, seltener um Körperschaften, Werktitel oder Datensätze anderer Entitätentypen.
• Hegt man den Verdacht, dass man auf einen derartigen GND-Datensatz gestoßen ist, kontaktiert man – je nach bibliotheksinternen Absprachen – entweder die Lokalredaktion (per E-Mail, per Telefon, persönlich oder bspw. auch über „Datensatz anderem Katalogisierer zuordnen“) oder gleich direkt per E-Mail das zuständige Level-1-Redaktionsteam. Idealerweise fügt man auch gleich die Ergebnisse der eigenen Recherche, die zu dem Verdacht geführt hat, bei, um der Verbundredaktion die Arbeit zu erleichtern.
• Die GND-Level-1-Redaktion überprüft den Fall und führt nötigenfalls weitere Recherchen durch, bspw. durch Hinzuziehen einer Verbundredaktion eines anderen Verbundes, wenn dort der Datensatz erstellt oder verändert wurde.
• Wenn sich der Anfangsverdacht bestätigt, legt sie einen neuen Datensatz (oder sogar mehrere neue Datensätze, wenn mehr als zwei Entitäten vermischt wurden) an und teilt die Datensatzinhalte zwischen dem bestehenden dem neuen Datensatz auf (bspw. Lebensdaten, Berufe, Geburts-, Sterbe- und Wirkungsorte etc., wenn es sich um zwei vermischte Personen handelt).
• Im Anschluss leitet sie eine ggf. nötige Umverlinkung der bibliographischen Datensätze im OBV in die Wege. Je nach Anzahl der betroffenen Titeldaten überprüft sie diese selbst oder schalten über gnd-info@obvsg.at die FE-Lokalredaktionen ein, um die Aufgabe, gemeinsam zu bewältigen.
• Letztlich setzt sie die anderen Verbundredaktionen in Kenntnis, sodass auch diese ihre Titeldaten korrekt verlinken können.

-- SebastianAigner - 29 Mar 2022