Exemplarvorlagen

Stand: 20.08.2025

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Wenn Sie häufig Exemplare erstellen, bei denen bestimmte Felder immer gleich befüllt sind, empfiehlt es sich eine Exemplarvorlage zu erstellen, mit deren Hilfe neue Exemplare bereits vorausgefüllt erstellt werden. Ein weitere Möglichkeit bietet die Firefox-Browser-Erweiterung TUW lAma.

Exemplarvorlage in Alma erstellen

Um eine Exemplarvorlage zu erstellen verwendet man die Aktion [Speichern als Vorlage]. Diese steht nur im Editor für physische Exemplare im Bearbeitungsmodus zur Verfügung. Im Ansichtsmodus gibt es die Aktion nicht.

Nach dem Klick auf [Speichern als Vorlage] geht das Formular "Als Vorlage speichern" als Pop-up auf:

Alle Exemplarfelder, außer den in diesem Pop-up als Ausnahmen angeführten, werden in die Vorlage übernommen. Aus diesem Grund muss man unbedingt alle Felder überprüfen, bevor man ein bestehendes Exemplar als Vorlage speichert.

Empfehlung: Exemplarvorlagen möglichst nur anhand neu erstellter Exemplare speichern, um zu vermeiden, dass unerwünschte Informationen in neuen Exemplaren enthalten sind.

Welche Felder werden in die Vorlage übernommen, welche nicht

Allgemeine Information:

Materialart, Herkunft, Bestellposten, Eingangsdatum, Zählung A, B, Chronologie I, J, Seiten, Ersatzkosten, Physischer Zustand, Exemplar-ID, Exemplar-Richtlinie, Ist magnetisch, Heft-Datum, Voraussichtliches Eingangsdatum, Teile, Empfangender Mitarbeiter (wird beim Speichern eines neuen Exemplars überschrieben)

Strichcode, Prozesstyp

Bestandsinformationen:

Bestandspreis, Inventarisierungsdatum

Inventarnummer

Standortinformation:

Exemplarsignatur, Exemplarsignaturtyp, Quelle, Lager-Standort-ID

Präfix

Temporäre Standortinformation:

Exemplar ist an temporärem Standort, Temporärer Standort, Temporäre Signatur, und -typ, Quelle, Richtlinie, Rückgabedatum

Präfix

Archivierungsinformationen: alle Felder

Zählung/Chron-Informationen: alle Felder

Notizen: alle Felder

Vorlagenname

Der Name der Vorlage sollte aussagekräftig sein und nach Möglichkeit Informationen über die ausgefüllten Felder beinhalten. In den Vorlagennamen sollte man möglichst auf Sonderzeichen verzichten (außer - _ ! *). Denn zum Beispiel verhindert das Sonderzeichen # im Vorlagennamen, dass die Vorlage aus dem MDE angewendet werden kann (Wenn man die Vorlage auswählt, wird ein leeres Exemplar erstellt, oder es kommt eine Fehlermeldung beim Bestand).

Öffentliche Vorlage Ja/Nein

Öffentliche Exemplarvorlagen (mit "Öffentliche Vorlage? Ja" gekennzeichnet) sind für alle an der Institution sichtbar. Exemplarvorlagen, die mit "Öffentliche Vorlage? Nein" gekennzeichnet sind, stehen nur der Person zur Verfügung, die sie erstellt hat.

Exemplarvorlagen verwenden

Um Exemplare mithilfe der angelegten Exemplarvorlagen zu erstellen, gehen Sie gemäß der Schritte in der Anleitung Neues Exemplar anlegen vor, doch wählen Sie statt [Neues Exemplar] die Aktion [Exemplar von Vorlage hinzufügen].

Dann öffnet sich das Pop-up "Exemplar-Vorlage verwenden":

Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus "Meine Vorlagen" oder "Öffentlich". Die Exemplarvorlage, die Sie zuletzt verwendet haben, wird standardmäßig als "Kürzlich verwendet" im Auswahlfeld angezeigt.

Mit Klick auf [Exemplar erstellen] öffnet sich ein neues Exemplar mit den Informationen aus der gewählten Vorlage im "Editor für physische Exemplare".

Erst wenn Sie auf [Speichern] klicken, entsteht das Exemplar an dem Bestandsdatensatz. Sollten Sie auf [Abbrechen] klicken, entsteht kein Exemplar.

Man kann auch mehrere Exemplare anhand einer Exemplarvorlage erstellen, indem man die Funktion "Mehrere Exemplare von einer Vorlage erstellen" aktiviert und die gewünschte Anzahl im Zahlenfeld einträgt, das darunter aufscheint. Diese Funktion löst einen Prozess in Alma aus und kann daher mehr Zeit in Anspruch nehmen. Bevor man die Funktion verwendet, sollte man sicher gehen, dass die Informationen aus der Exemplarvorlage auf jedes Exemplar zutreffen.

Exemplarvorlagen bearbeiten

Vorhandene Exemplarvorlagen können nur aus dem Editor für physische Exemplare über die Aktion [Speichern als Vorlage] bearbeitet werden.

Wählen Sie die Vorlage, die Sie bearbeiten möchten aus den "Bestehenden Vorlagen".

In dem Auswahl-Menü befinden sich nur die Vorlagen, die man selbst erstellt hat. Falls Sie bei einer öffentlichen Vorlage ein Problem oder einen Fehler entdecken, kontaktieren sie gegebenenfalls das Systemteam.

Exemplarvorlage ändern

Um die Feldinhalte einer Vorlage anzupassen,

1. muss man in einem Exemplar die Felder entsprechend anpassen oder ein Exemplar wählen, wo die entsprechenden Felder ausgefüllt sind,
2. und im Bearbeitungsmodus im "Editor für physische Exemplare" die Aktion [Speichern als Vorlage] wählen.
3. Dann wählt man im Pop-up "Als Vorlage speichern" unter den "Bestehenden Vorlagen" die Vorlage, die angepasst werden soll.
4. Den Vorgang mit [Speichern] beenden.

Den Namen einer Vorlage kann man nachträglich nicht ändern, denn wenn man einen neuen Namen eingibt, wird eine neue Vorlage angelegt. Das heißt: Wenn eine Vorlage einen anderen Namen bekommen soll bzw. beim Erstellen der Vorlage ein Tippfehler passiert ist, muss man die vorhandene Vorlage mit dem "falschen" Namen löschen und eine neue Vorlage mit dem gewünschten Namen erstellen.

Exemplarvorlage löschen

Um eine vorhandene Exemplarvorlage zu löschen (nur bei den selbst erstellten Vorlagen möglich),

1. kann man ein beliebiges Exemplar im "Editor für physische Exemplare" öffnen und
2. die Aktion [Speichern als Vorlage] wählen.
3. Im Pop-up "Als Vorlage speichern" wählt man unter den "Bestehenden Vorlagen" die Vorlage, die gelöscht werden soll.
4. Dann taucht im Pop-up die Aktion [Löschen] auf, mit Klick darauf wird die ausgewählte Vorlage gelöscht.