Bearbeitungsaufträge

Stand: 22.08.2025

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Onlinedokumentation von Ex Libris

• Configuring Work Orders and Departments (Englisch - Sysbibs) / Konfiguration der Bearbeitungsaufträge und Abteilungen (Deutsch - Sysbibs)
• Creating a Request from the Institution / Erstellen einer Bestellung in der Institution
• Resource Request Monitoring / Überwachung der Bestandsbestellungen

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1. Was sind Bearbeitungsaufträge

ALMA ist ein System, das stark prozessorientiert arbeitet. So kann ein Buch unterschiedliche Prozesse in diversen Stadien durchlaufen – etwa die Erwerbung, Katalogisierung, den hauseigenen Buchbinder, die Digitalisierung etc.

Ein Bearbeitungsauftrag ist ein interner Prozess, den eine Ressource durchläuft. Meist ist es ein innerhalb der Bibliothek gestellter Auftrag, welcher eine Ressource zu einer bestimmten Abteilung lenken soll, um diese dort weiter bearbeiten zu können. Solange ein Buch einen Bearbeitungsauftrag durchläuft, wird es sowohl für die Mitarbeiter in ALMA als auch für die Benutzer in PRIMO als "nicht verfügbar" angezeigt mit dem Hinweis, wo es sich zur Zeit befindet, und wann es zurückerwartet wird (Alternativ dazu können Prozesse auch von der Veröffentlichung in Primo unterdrückt werden, sodass Exemplare, die einen Prozess durchlaufen, erst gar nicht angezeigt werden.

Es gibt bestimmte Bearbeitungsauftragsarten, die den Typ des Auftrages definieren, wie "Digitalisierung", "Katalogisierung", u.s.w.

Jede dieser Bearbeitungsauftragsarten besteht aus mehreren Status, also Schritten, die eine Ressource während des Prozesses durchläuft. Die Idee dahinter ist, dass das Buch dabei auch tatsächlich von Raum zu Raum / Tisch zu Tisch / Bearbeiter zu Bearbeiter wandert. Bei jeder neuen Station wird das Buch eingescannt, was den nächsten Status im Prozess aktiviert.

Eine Auftragsart muss immer mit einer Bearbeitungsabteilung verbunden sein. So kann z.B. eine Katalogisierungsabteilung einen Auftrag zur Katalogisierung stellen, usw., wobei mehrere Abteilungen demselben Bearbeitungsauftrag zugeordnet sein können oder auch eine Abteilung mehreren Auftragsarten. Die BearbeiterInnen müssen wiederum einer Abteilung zugeordnet werden, um die Aufträge erfüllen zu können.

Welche und wie viele Abteilungen, Auftragsarten und Status definiert sind, ist abhängig von den lokalen Gegebenheiten in Ihrer Bibliothek und wurden einerseits bei der ursprünglichen Konfiguration des Systems festgelegt, bzw. können im Nachhinein von den Systemadministratoren eingerichtet, geändert oder auch wieder gelöscht werden.

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2. Anstoßen eines Bearbeitungsauftrages

2.1. Intern durch Bibliothekspersonal

Ein Bearbeitungsauftrag kann über mehrere Wege eingeleitet werden:

• Suche in Physischen Exemplaren → [Bearbeitungsauftrag]

• In der Exemplarliste über [Weitere Aktionen] → [Bearbeitungsauftrag]

Dies gilt auch für die Exemplarliste innerhalb der Benutzerdienste. Angenommen Ihnen fällt bei der Ausleihe oder Rückgabe eines Buches auf, dass es eigentlich vom Buchbinder repariert werden müsste, dann können Sie direkt in den Benutzerdiensten beim Exemplar über […] einen Bearbeitungsauftrag anlegen, damit das Buch in die entsprechende Abteilung gelangt. Wurde der Auftrag während der Ausleihe angelegt, erscheint bei der Rückgabe ein Pop-Up-Fenster mit dem Hinweis wohin es geschickt werden soll:

Haben Sie den Bearbeitungsauftrag über eine der beiden Möglichkeiten aktiviert, öffnet sich ein kurzes Formular, in dem Sie über ein Drop-Down-Menü die [Prozesstyp] auswählen müssen.

Es erscheint unterhalb des Feldes ein Kästchen [Nicht vom Regal holen], welches Sie anklicken können im Falle, dass Sie das Buch bereits bei sich auf dem Tisch liegen haben. Bleibt das Kästchen leer, werden Ihre KollegInnen der Ausleihabteilung aufgefordert, das gewünschte Buch aus dem Regal zu holen und an Ihre Abteilung zu senden. Wählen Sie danach den [Bestimmungsort] aus, also die Abteilung, die den gewählten Auftrag ausführen wird und fügen Sie wenn nötig eine Notiz hinzu, die für die BearbeiterInnen in der entsprechenden Abteilung aufscheinen soll. Klicken Sie anschließend auf [Absenden].

Alma bestätigt Ihnen die erfolgreiche Übermittlung des Auftrages mit der zugehörigen Bestellnummer und das Exemplar wurde auf den Status "nicht am Standort" gesetzt mit dem Prozesstyp "Formalerschließung".

• einen Prozess in die Wege zu leiten ist direkt in der Exemplarverwaltung im Feld [Prozesstyp]:

Wählen Sie im ersten Reiter den [Prozesstyp] über das Drop-Down-Menü aus und anschließend im rechts davon neu hinzugekommenen Feld [Bei] die entsprechende Abteilung, die für den Auftrag zuständig ist. Klicken Sie auf [Speichern]. Diese Variante können Sie zum Beispiel wählen, wenn das Buch bereits bei Ihnen in der Abteilung am Tisch liegt, somit kein Transfer vonnöten ist und Sie kein Formular ausfüllen möchten.

Sobald eine Ressource einen Bearbeitungsauftrag durchläuft wird es in der Suchergebnisliste als "nicht am Standort" gelistet mit dem Hinweis in welchem Prozess und welcher Abteilung es sich befindet sowie bis wann es dort bleiben wird (Das angezeigte Datum hängt von den Einstellungen im Hintergrund ab, welche die SystemadmistratorInnen vornehmen.)

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2.2. Extern durch Benützer

Im Regelfall wird ein Bearbeitungsauftrag wie beschrieben bibliotheksintern gestellt, doch ist es auch für BenützerInnen möglich einen Prozess (abgesehen von einer regulären (Fernleih-)Bestellung und Entlehnung) anzustoßen. Ein möglicher Fall wäre etwa, wenn ein/e BenützerIn über Primo einen Digitalisierungs- oder Kopierauftrag stellt, sofern Ihre Bibliothek dies anbietet. In ALMA werden dadurch die KollegInnen aufgefordert das entsprechende Buch aus dem Regal zu holen und für die weitere Bearbeitung in die passende Abteilung zu schicken. Es durchläuft danach regulär die vorgesehenen Stufen. Ein weiteres mögliches Szenario wäre auch eine Altbestandsbestellung durch eine/n BenützerIn, welche das Buch zuerst in die Katalogisierung, dann in die Beschlagwortung, usw. schickt, bevor es an den Besteller ausgehändigt wird.

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2.3. Sonderfälle

Wenn Sie die notwendigen Administratorenrechte besitzen, können Sie über [Administration] → [Prozesse verwalten] → [Prozess ausführen] → [Bearbeitungsaufträge erstellen] einen Bearbeitungsauftrag für ein Set von mehreren Exemplaren erstellen, um damit größere Mengen besser handhaben zu können. Wie Sie Sets und Prozesse verwalten erfahren Sie in einer anderen Unterlage. Alma kann auch automatisch Bearbeitungsaufträge erstellen z.B. im Zuge der Erwerbung oder bei der Erstellung von Kurzkatalogisaten in der Ausleihabteilung.

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3. Einsehen bestehender Bearbeitungsaufträge

Über [Benutzung] → [Vormerkungen] → [Vormerkungen & Exemplar-Prozesse überwachen] können Sie alle derzeit offenen Vormerkungen bzw. Prozesse einsehen und überwachen.

In der aufscheinenden Exemplarliste, in der die Facetten auf der linken Seite helfen, die Auswahl auf bestimmte Kriterien einzuschränken (z.B. bestimmte Abteilungen oder Prozessarten, denn die Liste ist leider sehr unübersichtlich, da alle Prozesse und Vormerkungen, also auch z.B. Bestellungen von Benutzern, hier aufgeführt sind) sehen Sie unter anderem, wer den Auftrag erteilt hat, wann das Buch bestellt wurde, wo es abzuholen ist und in welchem Bearbeitungsschritt innerhalb des Prozesses es sich befindet.

Alternativ dazu können Sie aus den Suchergebnissen heraus zu bestehenden Aufträgen und Prozessen navigieren, indem Sie beim Suchergebnis - es spielt hier keine Rolle, ob über "Alle Titel", "Physische Titel" oder direkt in "Physischen Exemplaren" gesucht wird - auf die Zahl neben [Vormerkungen] klicken. Damit gelangen Sie ebenso in das oben gezeigte Menü, doch wird nur der eine Titel angezeigt.

Sie können aber auch direkt in den vorhandenen Vormerkungen suchen. Wählen Sie dazu im permanenten Suchschlitz "Vormerkungen" aus und wählen Sie worin gesucht werden soll.

Eine Liste aller offenen Bearbeitungsaufträge einer bestimmten Abteilung finden Sie über das Clipboard im persistenten Menü

bzw. über die Aufgabenliste am Startbildschirm, vorausgesetzt bei [Standort] ist die richtige Abteilung eingestellt.

Diese Liste präsentiert sich ein wenig anders, als über das Vormerkungsmenü und es stehen hier auch andere Möglichkeiten der Filterung, Sortierung bzw. der weiteren Bearbeitung zur Verfügung, welche im nächsten Punkt näher behandelt werden.

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4. Arbeiten mit Bearbeitungsaufträgen

4.1. Auftrag Bearbeiten

Innerhalb des Menüs [Vormerkungen und Exemplar-Prozesse überwachen] haben Sie neben der Einsicht des Prozesses die Möglichkeit über die Links bzw. Aktionen die Aufträge zu bearbeiten, abzubrechen, das Ablaufdatum zu ändern, das Buch als vermisst zu kennzeichnen u.v.m.

• [Stornieren]: dies bricht den Bearbeitungsauftrag ab. Hierfür müssen Sie einen Grund angeben, weshalb Sie diesen Schritt setzen.
• [Zur Aufgabenliste verschieben]: bringt Sie zu oben gezeigtem Menü "Exemplare in der Abteilung"
• [Beleg drucken]: druckt eine Eingangsbestätigung.
• [Ablaufdatum ändern]: Für jeden Bearbeitungsauftrag gibt es einen Schätzwert in Tagen, bis wann sich ein Exemplar in einem Prozess befinden wird. Dieser kann von den Systemadministratoren eingestellt werden. Wird das Buch voraussichtlich nicht rechtzeitig fertig sein, so kann hier das Datum geändert werden.
• [Als vermisst kennzeichnen]: Entfernt das Exemplar aus dem Prozess sowie der Liste und kennzeichnet es als vermisst. Sobald das Exemplar nach dem Wiederauffinden eingescannt wird, wird der Vermisststatus automatisch gelöscht.

Während in dieser Liste die Bearbeitung auf Auftragslevel geschieht, kann in der Aufgabenliste einer Abteilung [Exemplare in der Abteilung] auf Statusebene agiert werden bzw. auch zur Titel- und Exemplarbearbeitung gewechselt werden, falls Sie die nötige Rolle dazu haben.

In die Titelbearbeitung gelangen Sie, wenn Sie auf den Titel und anschließend beim angezeigten Datensatz auf [Bearbeiten] klicken.

• […] → [Exemplar bearbeiten]: lässt Sie direkt in den Exemplareditor wechseln.
• […] → [Bearbeiten]: bearbeiten Sie hier den Status innerhalb des Prozesses und fügen Sie Notizen hinzu.
• […] → [Fertig]: beendet den Prozess, egal wie viele Schritte noch vorgesehen sind.
• […] → [Ablaufdatum ändern]: ändern Sie hier das erwartete Enddatum des Prozesses.
• […] → [Beleg drucken]: druckt eine Eingangsbestätigung.

Mit Klick auf den Link in der Spalte [Vormerkung] gelangt man wieder in das Vormerkungsmenü von eben. Sie können auch mehrere Exemplare auf einmal in dieser Liste bearbeiten, indem Sie die Kästchen links neben den Titeln aktivieren und über das Drop-Down-Menü rechts oberhalb der Liste gesammelt den [Status ändern] oder auch alle Prozesse auf einmal über [Fertig] abschließen.

Status sind lediglich mögliche nicht aber zwingende Schritte in einem Bearbeitungsauftrag, weshalb sie jederzeit geändert bzw. übersprungen werden können!

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4.2. Exemplar scannen

Die gezeigte Aufgabenliste bietet eine Möglichkeit den Status eines oder mehrerer Exemplare zu ändern. Die von Alma vorgesehene Routine für ein Buch einen Prozess zu durchlaufen, geschieht aber im Menü [Exemplare scannen], welches je nach eingestellter Abteilung in [Derzeit bei] anders aussieht. [Exemplare scannen] findet sich sowohl unter [Erwerbungen] → [Nach-Eingangsbearbeitung] als auch unter [Benutzung] → [Vormerkungen], bzw. kann von der Aufgabenliste von zuvor über den Link [Exemplare scannen] direkt angesteuert werden

Wenn Sie etwa innerhalb einer Abteilung für einen bestimmten Bearbeitungsschritt zuständig sind, z.B.: Adjustierung, und Sie neue Exemplare herein bekommen, so wäre Ihre Arbeitsweise, anstatt über die Aufgabenliste zu gehen, die Folgende: In dem Scanformular wählen Sie bei [Status einstellen auf] über ein Drop-Down-Menü den Status aus (z.B. etikettieren).Belassen Sie das [Nein] bei [Fertig], scannen Sie den Strichcode im Feld darunter ein und klicken Sie auf [Ok] oder drücken Sie . Falls Ihr Barcodescanner eine Enterfunktion besitzt, ist der letzte Schritt nicht notwendig. Durch das Einscannen wird der Status auf den Eingestellten aktualisiert. Je nachdem wie viele Bücher Sie hier nacheinander einscannen, erscheint unterhalb eine unterschiedlich lange Liste mit Exemplaren und der Angabe des Zielorts und was der derzeitige Prozess ist. Falls Sie also unter [Status einstellen auf] während einer Sitzung unterschiedliche Status gewählt haben, erscheinen auch dementsprechend unterschiedliche Angaben in der Liste. Das letzte eingescannte Exemplar ist dabei immer zuoberst gereiht.

Haben Sie bei [Fertig] → [Ja] gewählt, wird der Bearbeitungsauftrag abgeschlossen, das Buch in den Transfer gegeben, ein Transferschein gedruckt und erst durch neuerliches Einscannen am ursprünglichen Standort wieder als verfügbar gekennzeichnet.

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4.3. Bearbeitungsauftrag beenden

Wie wir gesehen haben gibt es unterschiedliche Wege einen Bearbeitungsauftrag zu beenden. Fassen wir zusammen:

• Über das Menü [Exemplare scannen] → [Fertig] → [Ja] – entweder wenn tatsächlich der letzte Schritt durchlaufen wurde, oder auch schon frühzeitig.
• Über die Aufgabenliste einer Abteilung durch […] → [Fertig] oder gesammelt durch aktivieren mehrerer Exemplare und Klick auf [Fertig].
• Durch [Abbrechen] des Prozesses im Menü [Vormerkungen und Exemplar-Prozesse überwachen].
• Durch das Kennzeichnen als vermisst im Menü [Vormerkungen und Exemplar-Prozesse überwachen] bzw. in der Exemplarliste über [Aktionen] → [Vermisst-Status umschalten].
• Durch das Entfernen des Prozesses in der Exemplarverwaltung. Analog zur Auswahl des Prozesses, wie weiter oben beschrieben, kann das Feld [Prozesstyp] geleert werden, womit das Buch wieder als verfügbar am Standort angezeigt wird. Hier ist allerdings Vorsicht geboten, da dadurch evt. vorhandene Vormerkungen von Benützern beeinflusst bzw. sogar gelöscht würden.