Abfragen in der Alma Netzwerkzone

Hier finden Sie nützliche Abfragen, die die Arbeit der Lokalredaktionen unterstützen und regelmäßig durchgeführt werden sollten.

AC-Nummern-Dubletten

Es kann vorkommen, dass Sie im Laufe Ihrer Arbeit auf tatsächliche AC-Nummern-Dubletten stoßen:

Wenn Sie eine tatsächliche AC-Nummern-Dublette finden, schreiben Sie bitte ein E-Mail an alma-loeschen@obvsg.at. Diese Titeldatensätze müssen durch die OBVSG bereinigt werden.

Sie können mittels des Alma-Jobs „Duplicate Title Analysis“ abgefragt werden. Um den Job zu starten, benötigen Sie die Rolle „Bestandsmanager“.
Wenn Sie diese Rolle nicht haben, wenden Sie sich bitte an das Ihr Sysbibteam, damit es die Auswertung übernimmt.
Sie rufen den Job über [Ressourcen] > [Erweiterte Tools] > [Dubletten-Analyse] auf.

Da beide Titeldatensätze eine idente AC-Nummer aufweisen, ist es nicht möglich beide Titeldatensätze gleichzeitig im Metadaten-Editor zu öffnen, solange sie mit der Alma Netzwerkzone verlinkt sind.
Um die Titeldatensätze zu bereinigen, müssen Sie

1. die Titeldatensätze über die MMS-ID suchen
2. beide Titeldatensätze von der Alma Netzwerkzone entlinken, womit beide Titeldatensätze zur Bearbeitung zum Vorschein kommen
3. Verlinken des Gewinnersatzes mit der Alma Netzwerkzone
4. Löschen des Verlierersatzes

Lokale Felder, die zentral angelegt wurden

In Alma unterscheiden wir OBV-spezifische lokale Felder, die in der Alma Netzwerkzone verwendet werden und dem OBV vorbehalten sind.
Dies sind die Felder MARC 970 bis MARC 974. Sie werden unter anderem für diverse Basekennungen (z.B. Hochschulschriften, Nachlasskatalogisierung etc.), die Fachgruppe, als Fehler-/Informationsfeld, die IV-SCAN-Kennzeichnung, für LKR-ITM-Verlinkungen, den Vermerk des Digitalen Assistenten oder als Zusatzcodierung für umfassend beschriebene MTMs, analytisch beschriebene TATs sowie Themenhefte etc. verwendet.

Weiters gibt es lokale Felder, die in der Alma Institutionszone und von allen Alma-Anwendern weltweit verwendet werden. Dies sind die Felder MARC 980 bis MARC 998.
Sie werden unter anderem für die lokale Beschlagwortung, lokale Klassifikationen, Lokale eBook-Paketsigel oder lokale Identifier etc. verwendet.

Meist haben lokaler Felder den Charakter von Anmerkungen, also einen unterschiedlichen Wortlaut, auch werden darin lokale Systematiken verankert. Daher kann über Alma selbst keine systematische Suche gestartet werden. Die OBVSG stellt vierteljährlich eine Abfrage jener Felder zur Verfügung, die zentral angelegt wurden, jedoch lokale Felder (Tempelsymbol) sein sollten. Abgefragt werden dabei die Felder MARC 980 bis MARC 998.

Beispiel: MARC 983 lokale Klassifikation vor...

... und nach der Bearbeitung als lokales Feld

Wenn Sie in den lokalen Feldern mit genormtem Vokabular arbeiten, können Sie die Abfrage über die erweiterte Suche in Alma selbst durchführen.

Für jedes Feld und jede mögliche Variante des normierten Vokabulars ist eine eigene Suchanfrage notwendig.
Beispiel: Abfrage von Tirolensien

Es macht auch Sinn nach häufig gemachten Fehlern zu suchen, wenn beispielsweise die falsche Feldnummer verwendet wurde (z.B. Tir… steht in MARC 980 statt 983 etc.).

Speichern Sie die Suche als Set. Rufen Sie dieses auf und klicken Sie auf den Reiter Netzwerk. Nun sehen Sie jene Titeldatensätze, bei denen das 9XX-Feld (z.B. MARC 983) nicht lokal angelegt wurde.

Titeldatensätze mit höherem Level als Level 20

Level 30 und 40

In der Alma Netzwerkzone wird mit Level 20 katalogisiert (Ausnahme: fortlaufende Ressourcen, RDA-Beispiele).
Level 30 und Level 40 sind ausschließlich der GND-Arbeit vorbehalten, nicht für die Katalogisierung von Titeldatensätzen. Neukatalogisate und aus den Externen Ressourcen übernommene Titeldatensätze erhalten immer den Level der katalogisierenden Person. Ins System geladene und aus der Alma Institutionszone in die Netzwerkzone eingebrachte Titeldatensätze tragen den Level 00.

Hat also eine Person einen höheren Level als Level 20, muss sie dafür Sorge tragen, dass die Titeldatensätze beim ersten Speichern Level 20 erhalten. Dies erfolgt durch die aktive Vergabe des Levels über das Dropdown-Menü „Level“ im Metadaten-Editor. Bei Verwendung des TUW-lAmas wird dieses Dropdown rot hinterlegt.

Titeldatensätze mit einem falschen/höheren Level können von keiner anderen Person bearbeitet, korrigiert oder ergänzt werden!

Um zu prüfen, ob dies auch Ihre Bibliothek betrifft, führen Sie bitte in der Alma Netzwerkzone folgende Abfrage aus:

Tragen Sie unter „Ursprüngliche Katalogisierungsagentur“ Ihre Institution ein.
Unter „Katalogisierungsstufe“ fragen Sie für

• Level 30 KatalogisiererIn plus GND-L3
• Level 40 KatalogisiererIn plus GND-LR/L1“
• Level 50 ebooks only (sollte keine Anwendung mehr finden!)

ein.

Level 90

Es handelt sich um eine Abfrage von Titeldatensätzen, die irrtümlich mit Level 90 katalogisiert wurden und keine fortlaufenden Ressourcen sind, also keinen Level 90 haben sollten (z.B einzelne Einheiten, TUTs etc.).
Hier wäre die Abfrage in der Alma Netzwerkzone, um die fortlaufenden Ressourcen zu exkludieren, folgende:

Fragen Sie unter „Ursprüngliche Katalogisierungsagentur“ wieder Ihre Institution ab. Im Dropdown „Physische Beschreibung“ können Sie neben „Text“ noch weitere Ressourcenarten, wie elektronische Ressourcen, Karten etc., die Sie katalogisiert haben, abfragen.

Bedenken Sie bitte grundsätzlich beim Eintrag „Ursprünglichen Katalogisierungsagentur“, dass es zwei Abfragemöglichkeiten gibt.

1. das Institutionskürzel (z.B. ONB): hier werden Ihnen die älteren Titel angezeigt, die bereits vor der Migration nach Alma katalogisiert wurden
2. die Institutions-ISIL (z.B. AT-OeNB): hier werden Ihnen die Neukatalogisate nach der Migration nach Alma angezeigt

Die OBVSG überprüft die Titeldatensätze mit falschem Katalogisierungslevel für Level 30, 40 und 50 ein Mal pro Monat.
Ein diesbezügliches E-Mail mit dem Betreff „Katalogisieren mit dem falschen Level“ über zrfe-info@obvsg.at gibt nähere Informationen dazu.