Suche speichern und kombinieren (Set erstellen und verwalten)

Stand: 20.08.2025

Alma bietet die Möglichkeit Suchanfragen innerhalb der eigenen IZ als sogenanntes Set zu speichern. Man kann alle Suchoptionen der einfachen und erweiterte Suche in der IZ verwenden. Es gibt keine Möglichkeit, mit Datensätzen der NZ ein Set zu erstellen. Man kann aber nach Absetzen einer Suche mittels IZ-Sets auf den Reiter der Netzwerkzone wechseln und somit eine Suche mit den gleichen Parametern in der NZ durchführen.

Die gespeicherten Suchanfragen werden in verschiedenen Situationen gebraucht, z.B.

• im Fall des häufigen Durchführens einer Bestandssuche mit bestimmten Suchkriterien (z.B. Alma Sammlungen),
• zur Kombination von zwei oder mehreren Suchergebnissen durch die Verknüpfung UND, ODER, NICHT,
• als Ausgang zum Bilden von Sets, um später durch Prozesse globale Änderungen daran durchführen zu können

Logische Sets vs. Spezifizierte Sets

Was bedeutet [Set-Typ: Logisch]?
Eine gespeicherte Bestandssuche ergibt immer ein sogenanntes logisches Set. Das bedeutet, dass nicht die Suchergebnisse selbst gespeichert werden, sondern lediglich die Suchkriterien. Damit wird jedes Mal, wenn Sie eine gespeicherte Suche aufrufen eine neue Suche gestartet. Infolge kann das Ergebnis jedes Mal anders aussehen, je nachdem, ob in der Zwischenzeit Titeldatensätze mit den gewünschten Kriterien hinzugefügt oder gelöscht wurden.

Was bedeutet [Set-Typ: Spezifiziert]?
Das bedeutet, dass ein Set statisch ist und eine fixe Liste an Titeldatensätzen enthält, die sich nicht mehr verändert, außer man entfernt Titeldatensätze oder fügt manuell neue hinzu.

Suchanfragen als Sets speichern und verwalten

Nach einer getätigten Suche klicken Sie rechts oben auf [Set erstellen und filtern].

Damit öffnet sich die Seite [Details des logischen Sets]. Tragen Sie einen sprechenden Setnamen (ohne Sonderzeichen) ein. Optional können Sie auch eine Beschreibung und eine Notiz hinzufügen, falls Sie für später eine nähere Erläuterung benötigen. Rechts neben dem Notizfeld müssen Sie auswählen, ob diese Suche privat oder öffentlich ist – also nur von Ihnen persönlich verwendet wird, oder aber der ganzen Institution zur Verfügung stehen soll. Ebenso wählen Sie aus, ob die Suche aktiv, oder inaktiv sein soll. Alle Angaben können später jederzeit geändert werden. Danach klicken Sie auf [Speichern].

Mit dem Speichern erscheint rechts ein Popup-Fenster, mit der Meldung, dass das Set erfolgreich gespeichert wurde. Über den Link in diesem Fenster können Sie das eben erstellte Set verwalten und bearbeiten.

Eine Liste all Ihrer Sets finden Sie im Alma Hauptmenü unter [Administrator] > [Prozesse verwalten] > [Sets verwalten]

Sie können die Set-Liste filtern nach Umfang (Alle Sets, Meine Sets, Öffentliche Sets) und Status (Alle, aktiv, inaktiv), direkt daneben können Sie [Alle Filter zurücksetzen].

Im linken Bereich können Sie die Sets (nicht deren Inhalte!) nach Facetten filtern.

Bei jedem Set können Sie über [Inhalt] die im jeweiligen Set gespeicherte Suche erneut ausführen. Über das Aktionsmenü […] können Sie die folgenden Möglichkeiten anwählen:

• Elemente zum Set hinzufügen: um dem Set manuell Datensätze hinzuzufügen. nur bei spezifizierten Sets möglich
• Set katalogisieren: um die Inhalte des Sets zur Bearbeitung in den Metadaten-Editor zu verschieben. Das Set darf nicht größer als 200 Titel sein und muss eine Titelsuche (Alle Titel, Physische Titel, Elektronische Titel, Digitale Titel) sein.
• Duplizieren: um ein gespeichertes Set zu duplizieren. So können Sie sich z.B. von öffentlichen Sets eine private Kopie in Ihre Liste holen.
• Spezifizieren: um ein logisches Set in ein spezifisches Set umzuwandeln
• Sets kombinieren: um ein neues Set auf Basis der Elemente von zwei bestehenden Sets zu erstellen; aus dem logischen Set wird ein spezifiziertes Set
• Set filtern: um ein neues Sets zu erstellen, das auf Metadaten-Elementen basiert, die nicht indexiert sind; aus dem logischen Set wird ein spezifiziertes Set
• Speichern im Netzwerk: um das in der IZ angelegte Set in der NZ zu speichern; aus dem logischen Set wird ein spezifiziertes Set
• Löschen

Umwandeln logischer Sets in spezifizierte Sets

Diesen Menüpunkt gibt es nur bei einem logischen Set, weil man nur ein solches spezifizieren kann. Das Ausgangsset bleibt aber unverändert enthalten, d.h. eigentlich wird eine spezifizierte Kopie des logischen Sets erstellt. Um ein logisches Set in ein spezifiziertes Set umzuwandeln:

• wählen Sie im Alma Hauptmenü [Administrator] > [Prozesse verwalten] > [Sets verwalten]
• wählen Sie beim logischen Set, das Sie in ein spezifiziertes Set umwandeln wollen, im Aktionsmenü […] > [Spezifizieren]

Die Seite [Neues spezifiziertes Set] wird mit dem eingetragenen Setnamen geöffnet.

Ändern Sie bei Bedarf die Details zum Set und klicken Sie auf [Erstellen]

Ein Popup-Fenster rechts informiert darüber, dass ein Spezifizierungs-Prozess gestartet wurde.

Sobald der Prozess abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail. Eventuell müssen Sie die Seite neu laden, damit das neu entstandene Set in der Liste [Sets verwalten] aufscheint.

Eine gespeicherte Suche erneut ausführen

Um eine gespeicherte Suche erneut auszuführen, wählen Sie im Alma Hauptmenü [Administrator] > [Prozesse verwalten] > [Sets verwalten].

Damit öffnet sich eine Liste mit allen von Ihnen gespeicherten Suchanfragen. Wählen Sie eine aus und klicken Sie auf [Inhalt].

Die Ergebnisliste öffnet sich in der Suchseite.

Die Anzahl der Treffer sowie die Parameter der Suchanfrage werden oben angezeigt.

Bei Bedarf können Sie vor dem Speichern die Suchanfrage anpassen. Klicken Sie dafür auf die Set-Suchanfrage mit dem Bleistift-Symbol. Es erscheint das Fenster [Eingestellte Suchanfrage bearbeiten]. Nachdem Sie die Abfrage nach Ihren Wünschen bearbeitet haben, klicken Sie auf [Suche]. Eine neue Ergebnisliste wird angezeigt. Um die neue Ergebnisliste zu speichern, klicken Sie auf [Speichern].

Ein Dialogfenster mit einer Bestätigungsmeldung erscheint, die Sie bestätigen müssen. Mit [Bestätigen] öffnet sich die Seite [Sets verwalten].

Sets kombinieren

Man kann zwei Sets zu einem einzigen zusammenführen (ODER), oder die Schnittmenge aus zwei Sets erstellen (UND), oder sie voneinander abziehen (NICHT).
Wählen Sie dazu im Alma Hauptmenü [Administrator] > [Prozesse verwalten] > [Sets verwalten]. Auf der Seite [Sets verwalten] werden Ihnen zunächst Ihre persönlichen Sets angezeigt. Sie können aber auch zu den öffentlichen Sets navigieren.

Klicken Sie beim gewünschten Set im Aktionsmenü […] auf [Sets kombinieren].

Damit öffnet sich die Seite [Sets kombinieren (Alle Titel)] .
Im Feld [Setname] wird eine Benennung vorgeschlagen, beim Set selbst handelt es sich um ein spezifiziertes Set.

Bei [Vorgang] wählen Sie die gewünschte Kombinationsmethode mit Hilfe der Boole'schen Operatoren (UND, ODER, NICHT) aus.

• UND = Schnittmenge, d.h. nur diejenigen DS, die in beiden Sets vorhanden sind, werden ins neue Set übergenommen.
• ODER = Gesamtmenge bzw. Zusammenführen der Sets, d.h. alle DS, die in einem der beiden Sets enthalten sind, werden ins neue Set übergenommen.
• NICHT = Vom Ausgangsset wird ein zweites Set abgezogen, d.h. alle DS, die nur im ersten, aber nicht im zweiten Set enthalten sind, werden ins neue Set übernommen. (Hier ist die Reihenfolge wichtig, also welches das Ausgangsset ist.)

Unter [Mit] wählen Sie aus der Drop-Down-Liste das zu kombinierende Set aus. Hier werden alle aktiven Sets (private und öffentliche) angezeigt, mit denen kombiniert werden kann. Sie können nur Sets vom gleichen Typ (z.B. "Alle Titel") miteinander kombinieren.
Durch Klick auf das gewünschte Set übernehmen Sie dieses in die Eingabemaske.
Zuletzt klicken Sie auf [Kombinieren].

Ein Popup-Fenster rechts informiert darüber, dass ein "Sets kombinieren"-Prozess gestartet wurde.

Eventuell müssen Sie danach die Seite neu laden, damit das neu entstandene Set in der Liste [Sets verwalten] aufscheint.

Gleichzeitig mit der Kombination ist das Set spezifiziert worden. Das bedeutet, dass das Set nun statisch ist und eine fixe Liste an Titeldatensätzen enthält, die sich, anders als beim logischen Set, nicht mehr verändert, außer man entfernt Titeldatensätze oder fügt manuell neue hinzu.