Die Alma-Startseite

Stand: 20.08.2025

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Einloggen in Alma

Um sich im Alma einzuloggen, rufen Sie die Adresse Ihrer Institutionszone (https://...) auf. Die Alma Login-Seite erscheint. Diese ist an Ihr Corporte Design (z.B. Logo, Schriftarten, Farben etc.) angepasst.

Durch die Eingabe des Benutzernamens und Passwortes und das Klicken auf [Login] kommen Sie auf die Alma Startseite.

Fall Sie Ihr Passwort vergessen haben, wenden Sie sich an Ihr Systemteam.

Alma Startseite

Die Alma Startseite ist die erste Seite, die erscheint, wenn Sie sich bei Alma angemeldet haben. Die auf der Alma Startseite enthaltenen Elemente und in den Menüs verfügbaren Optionen hängen von Ihrer Benutzerrolle und der Bibliothek/dem Standort, an dem Sie angemeldet sind, ab.

Sie kehren zur Alma Startseite zurück, wenn Sie auf das Logo Ihrer Institution im persistenten Menü klicken, oder wenn Sie bestimmte Aktionen in Alma abbrechen.

Tipp! Verwenden Sie anstatt der [Vorwärts], [Zurück] oder [Neu Laden] Buttons Ihres Browsers die von Alma angebotenen Links [<], [Zurück] oder [Abbrechen]. Wenn Sie dennoch die Browser Buttons nutzen, kann es sein, dass Sie wieder auf der Startseite landen, oder ausgeloggt werden.

Persistentes Menü

Jede Seite in Alma hat dieselbe Kopfzeile, das sogenannte persistente Menü.

Das persistente Menü enthält folgende Elemente:

Logo

Das Logo ist das Logo der eigenen Institution. Mit einem Klick auf das Logo kehren Sie immer zur Startseite zurück.

Erweiterte Suche

Mit einem Klick auf das Symbol öffnet sich das Fenster der erweiterten Suche, weitere Informationen dazu finden Sie unter Erweiterte Suche.

Festes Suchfeld

Das feste Suchfeld ist die schnellste Methode, um auf den einzelnen Ebenen (Bibliotheksexemplar, Bestellung, BenutzerInnen etc.) zu suchen. Die verfügbaren Ebenen sind abhängig von der Benutzerrolle. Über die beiden Dropdown-Menüs des Sucheinstiegs wird die Suche gesteuert.

Die Suche kann in der eigenen Bibliothek (Institutionszone), dem Verbund (Networkzone) oder Gemeinschaftszone erfolgen.

Die Suchindizes unterscheiden sich je nachdem mit welchem Suchtyp (z.B. alle Titel, physische Titel, elektronische Titel etc.) und in welcher Zone (Institutionszone, Netzwerkzone, Gemeinschaftszone) gesucht wird.

Beispiel: die Suchindizes bei "Alle Titel" unterscheiden sich von den Suchindizes bei "Physische Titel"

Suchtypen

Suchindizes bei Alle Titel

vgl. Physische Titel

Suchindizes bei Physische Titel

Standort

Der Standort zeigt den Arbeitsbereich an, in dem Sie sich gerade befinden. Diesen können Sie per Dropdown-Menü auswählen. Welche Optionen Sie angezeigt bekommen, hängt davon ab, welche Berechtigungen Ihr Nutzerkonto hat. Der Standort, an dem Sie angemeldet sind, wirkt sich auf die Funktionen aus, die Alma anbietet. Befindet man sich in einem „Aquisitions Department“, findet man beispielsweise keine Ausleihfunktion. Ein Entlehnschalter wiederum kann so konfiguriert sein, dass bei ihm nur Medien des lokalen Bestands verbucht werden können.

Falls Sie einmal eine Funktion in Ihren Menüs vermissen, kontrollieren Sie, ob Sie Ihren physischen Standort richtig angegeben haben.

Benutzer

Unter dem Namen bzw. der Alma-Paraphe befindet sich der Link zu den Benutzerdetails. Diese betreffen Benutzerinformation, Information zur Benutzerverwaltung und den Benutzerrollen. Ob Änderungen vorgenommen werden können, hängt von den Berechtigungen des Nutzerkontos ab.

Die Einstellungen zu Sprache, Passwort und den UI-Einstellungen können direkt über das Dropdown-Menü vorgenommen werden:

Sprache ändern

Wählen Sie eine neue Sprache aus dem Untermenü des Dropdown-Menüs.
Die Benutzeroberfläche ändert sich auf die ausgewählte Sprache. Währungen und Zahlen im UI und in exportierten Excel-Dateien werden geändert, um dem Standard für die Sprache zu entsprechen (mit Kommas, Punkten und Leerzeichen an den entsprechenden Stellen).
Teilweise ist es notwendig sich ab- und wiederanzumelden, damit sämtliche Änderungen greifen.

Passwort ändern

Wählen Sie „Passwort ändern“ aus dem Menü. Die Seite „Passwort ändern“ wird aufgerufen.
Geben Sie das aktuelle Passwort und das neue Passwort in die entsprechenden Felder ein und klicken Sie auf [Speichern].

Rollout von Funktionen - Einstellungen

Wenn Ex Libris Änderungen an der Benutzungsoberfläche einführt, können Sie hier auswählen, ob und welche optionalen neuen Funktionen aktiviert werden sollen.

Cookie-Einstellungen

Hier öffnet sich das Pop-up "Datenschutz-Präferenz-Center", wo man Funktionelle Cookies und Cookies für Marketingzwecke aktivieren/deaktivieren kann.

UI-Einstellungen

Über diesen Punkt werden die Größe der Anzeige und die Anpassung der Tastenkombinationen gesteuert. Außerdem kann für die neuen Layoutseiten der Reaktions-Bildschirmmodus aktiviert werden, wodurch sich die Anzeige in Alma an die Bildschirmgröße anpasst.

Abmelden

Das standardmäßige Timeout erfolgt nach 60 Minuten, wenn nicht in Alma gearbeitet wird. Die Sitzungs-Timeout-Dauer kann jede Institution eigenständig auf bis zu 150 Minuten ausdehnen.

Aufgaben

Die Aufgabenliste ist eine Liste der Aufgabenarten (inkl. der Anzahl der offenen Aufgaben), die dem jeweils angemeldeten Benutzerkonto (in Abhängigkeit von den Benutzerrollen) zugeordnet wurden. Über die einzelnen Zeilen werden die Seiten geöffnet, über die man die Aufgaben verwaltet.
Mittels des Schraubenschlüssels kann die Reihenfolge angepasst werden, mittels des Pins kann die Liste angeheftet werden.
Diese Aufgaben können ebenfalls als Widget auf der Startseite angezeigt werden.

Hilfe

Das Dropdown-Menü der Hilfe gliedert sich in:

Online Hilfe durchsuchen

Link zum Ex Libris Knowledge Center

Hilfe für diese Seite

Link zu der Seite im Ex Libris Knowledge Center, die sich auf die aktuelle Alma-Seite bezieht

Videos über Neuigkeiten

Link zum den Alma Release Highlights Videos

Alma-Release-Plan

Popup mit den letzten und nächsten Alma-Release-Daten. Am Ende des Hilfe-Menüs erscheint die aktuelle Freigabeversion.

Einen Vorschlag machen

Sie können über diese Link auf der Ex Libris -Webseite „Ideaexchange“ einen Vorschlag machen.

Tracking-ID erstellen

Wenn ein Problem auftritt können Sie eine Tracking-ID erzeugen, die Ex Libris bei der Fehlersuche hilft.

Performance-Tracking-Datei generieren

Wenn Alma Leistungsprobleme anzeigt, können Sie Sie eine Performance-Tracking-Datei generieren, die Ex Libris bei der Behebung des Problems hilft.

Knowledge Assistent

KI-unterstützter Chatbot, den man Fragen zu den im Alma Knowledge Center angebotenen Informationen und Richtlinien für die Arbeit mit Alma stellen kann.

Außerdem befindet sich am unteren Ende des Dropdown-Menüs ein Link zu den Release Notes des aktuellen Alma Releases im Ex Libris Knowledge Center.

Zuletzt verwendet

Mit dieser Option können Sie Ihre letzten Aktivitäten anzeigen und darauf zugreifen. Es werden alle Entitäten aufgeführt, die Sie in den letzten 7 Tagen hinzugefügt, aktualisiert und gelöscht haben. Die Liste ist eine hilfreiche Methode, um die Datensätze zu finden, auf die Sie kürzlich zugegriffen haben, um daran weiterzuarbeiten. Die Reihenfolge erfolgt nach Uhrzeit und Datum. Zu den aufgeführten Entitäten gehören:

• Titelsätze
• Bestände
• physische Exemplare
• elektronische Portfolios
• Dienste und Sammlungen
• Bestand-Sets
• Normdateien

Der Filter passt sich an die durch Sie bearbeiteten Entitäten an. Um eine bestimmte Entität aus der Liste zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Entität und wählen Sie das „X“ zum Löschen, der Bleistift öffnet die Bearbeitung. Für weitere Details siehe die Aktuelle Entitäten-Liste in der Ex Libris Dokumentation.

Cloud-Apps

Cloud-Apps ist ein offenes Framework, das es Entwicklern ermöglicht, Apps zu schreiben, die in Ex-Libris-Produkten ausgeführt werden, beispielsweise in Alma, Primo VE Backoffice, Esploro, Leganto und Rapido. Es fügt neue Funktionen hinzu, die über die Grundfunktionen von Ex Libris hinausgehen und sich mit anderen Systemen integrieren oder Shortcuts und effiziente Funktionen für institutionsspezifische Arbeitsabläufe bereitstellen können. Ob diese Funktion aktiviert ist und welche Cloud-Apps verfügbar sind, hängt von den institutionsspezifischen Einstellungen ab.

Benachrichtigungen

Benachrichtigungen in Echtzeit ist eine Opt-in-Schnittstelle auf Systemebene, die Elemente anzeigt, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Mitarbeiter können sich dafür entscheiden, Benachrichtigungen zu manuellen Alma-Prozessen (nicht zu geplanten Prozessen) sowie Rialto-Bestellungen und -Arbeitsabläufen zu erhalten.

Ankündigungen

Diese Funktion nutzt Ex Libris um über wichtige Probleme, ungewöhnliche Vorkommnisse oder die Einführung wichtiger Funktionen zu informieren, sowie Ad-hoc-Updates und Ankündigungen bereitzustellen.

Knowledge-Assistent

Der Knowledge-Assistent ist ein KI-unterstützter Chatbot, der einem die Möglichkeit bietet, Fragen zu stellen, zu den im Alma Knowledge Center angebotenen Informationen und Richtlinien für die Arbeit mit Alma. Der KI-Assistent ist im Knowledge Center verfügbar, kann aber seit August 2025 auch direkt in der Alma-Benutzeroberfläche aufgerufen werden.
Der Chatverlauf wird in der aktuellen Sitzung gespeichert, bis Sie sich aus der Alma-Benutzeroberfläche loggen, oder die Seite aktualisieren, in diesem Fall wird sie zurückgesetzt.
Die unterstützten Sprachen sind die gleichen wie in der Online-Hilfe.

Konfiguration der Hauptmenü-Symbole

Sie können die Reihenfolge der Hauptmenü-Symbole in der Navigationsleiste individuell einstellen, und können nicht benötigte Symbole ausblenden, um die Menge der visuellen Informationen zu minimieren.

Navigationsleiste

Die Navigationsleiste ist das Hauptmenü für die Navigation in Alma. Jedes Hauptmenü in der Navigationsleiste bietet mehrere Optionen, die nach bestimmten Themen gruppiert sind. Welche Hauptmenüs und Optionen verfügbar sind, ist von unterschiedlichen Faktoren abhängig, insbesondere der Bibliothek/dem Standort, an dem Sie angemeldet sind und der eigenen Benutzerrolle. Es gibt folgende Hauptmenüs, die abhängig von den Benutzerrollen eingeblendet werden:

• Market
• Erwerbung
• Ressourcen
• Research
• Discovery
• Benutzung
• Administration (beinhaltet auch Benutzerverwaltung)
• Analytics

Alma Verknüpfungen suchen und verwalten

Über das Symbol gelangen Sie in das Menü "Alma Verknüpfungen suchen und verwalten".

Dieses Menü bietet die Möglichkeit die Alma-Oberfläche an Ihren Workflow anzupassen:

"Einen beliebigen Link im Hauptmenü zu suchen"-Suchfeld

Hier kann man über alle verfügbaren Hauptmenüs hinweg nach bestimmten Menüoptionen (Links) suchen, so dass man nicht jedes Mal die Untermenüs durchgehen muss.

Schnellzugriffsmenü (Quick Links)

Im Schnellzugriffsmenü können Sie individuell auswählen, welche Menüoptionen in welcher Reihenfolge in den Quick Links aufscheinen sollen. Die Auswahl erfolgt über den Stern links neben der jeweiligen Option, der entweder im jeweiligen Untermenü, oder über das Suchfeld "Einen beliebigen Link im Hauptmenü zu suchen" aktiviert werden kann. Die Reihenfolge der Quick Links kann im Schnellzugriffsmenü beliebig angepasst werden. Zudem gibt es Tastenkombinationen, mit denen Sie Ihre Quick Links über die Tastatur öffnen können.

Schnellzugriffs-Menü pinnen/Schnellzugriffs-Menü lösen

Wählen Sie [Schnellzugriffs-Menü pinnen], um die Quick Links als zusätzliches Menü unterhalb des persistenten Menüs auf Ihre Seite zu pinnen, die immer auf allen Seiten verfügbar sind. Um dieses Menü zu entfernen, klicken Sie auf [Schnellzugriffs-Menü lösen], dann sind die Quick Links nur über "Alma Verknüpfungen suchen und verwalten" verfügbar.

Hauptmenü-Verknüpfungen anpassen

Mit dieser Option kann man die Reihenfolge der Menüs anpassen und bei Bedarf einzelne Hauptmenüs verbergen, z.B. wenn man auf einem sehr kleinen Bildschirm arbeitet.

Menü reduzieren/Menü erweitern

Mit [Menü reduzieren] wird die Navigationsleiste eingeklappt und es sind nur die Symbole der einzelnen Hauptmenüs sichtbar. Mit [Menü erweitern] wird die Navigationsleiste wieder ausgeklappt.

Metadaten-Editor anzeigen und Konfiguration

Der Metadaten-Editor ist im Hintergrund permanent geöffnet und kann über das Symbol [Metadaten-Editor anzeigen] links unten in der Navigationsleiste des Hauptmenüs angezeigt werden. Damit ist es beispielsweise möglich einfach zwischen der Suche und dem Metadaten-Editor zu wechseln.

Über das Zahnrad am Ende der Navigationsleiste des Hauptmenüs gelangen Sie in die Konfiguration. Für Details siehe Verbesserungen der Alma-Konfigurationen.

Widgets

Widgets präsentieren Informationen aus dem System oder bieten Schnellzugriffe auf häufig verwendete Funktionen entsprechend der Benutzerrolle. Sie können individuell angepasst werden, mit Ausnahme des Widgets für kürzlich besuchte Seiten. Um ein Widget hinzuzufügen, klickt man auf das große Plus an der rechten Seite der Alma Startseite. Eine Liste an Widgets, die an die Benutzerberechtigung gekoppelt ist, wird angezeigt.

Mit Anklicken der Checkboxen werden diese auf der Alma Startseite angezeigt.

Um ein Widget wieder von der Alma Startseite zu entfernen, deaktiviert man die entsprechende Checkbox. Die Widgets können beliebig angeordnet werden, indem man sie durch Ziehen an der gewünschten Stelle positioniert.