Was sind bzw. waren AS-Sätze?

Verbundweit gibt es derzeit (Stand: Juli 2023) über 20.000 bibliografische Datensätze, die in (mindestens) einem Feld 689 Subfeld $$0 an Stelle einer regulären GND-ID ((DE-588) ... ) einen mit AS beginnenden Eintrag aufweisen.

Diese Felder sind Relikte aus der Zeit vor dem Umstieg von Aleph auf Alma, und zum größten Teil aus der Zeit vor der Zusammenführung von vier einzelnen Normdateien in die GND.

(Der folgende Absatz enthält eine kursorische datenhistorische Erläuterung. Er dient zur Information, ist aber für die praktische Bearbeitung der betroffenen Datensätze nicht relevant!)

Ähnlich wie die GND in Alma als Spiegeldatei in der Community Zone vorhanden ist, hat es im OBV in der Aleph-Ära eine Spiegeldatei, die ACC18, gegeben, mit der bei der Erschließung verlinkt worden ist. Die ACC18 hat allerdings zusätzlich zu den aus der DNB-Quelldatei eingespielten (und regelmäßg aktualisierten) Einträgen auch verbundinterne Normdatensätze mit IDs der Form AS... enthalten. Diese hatten das gleiche Datenformat wie reguläre GND-Datensätze, d.h. es waren abweichende Namensformen und Bezeichnungen enthalten, die für Erschließung und Retrieval nutzbar waren. Diese sogenannten AS-Sätze waren ursprünglich nur als Zwischenschritt für das Einbringen in die Quelldatei (GND, bis 2012 SWD) gedacht, tatsächlich ist aber ein großer Teil davon auf Grund des damals noch etwas umständlichen Workflows de facto in der ACC18 "liegen geblieben". Zwar sind Im Vorfeld sowohl der GND-Einführung als auch des Umstiegs auf Alma noch einmal in einer konzertierten Aktion zahlreiche AS-Sätze zu regulären Schlagwörtern hochgearbeitet worden, aber eine komplette Abarbeitung war (und ist) nicht machbar. Mit der Umwandlung des Verbundkatalogs von der ACC01 (Aleph) in die Netzwerkzone von Alma und dem Ersatz der ACC18 durch die Spiegeldatei in der Community Zone wurde ein technischer Schlusstrich unter die Geschichte der ACC18 gezogen. Die AS-Datensätze selbst existieren somit nicht mehr. Was in den 689-Feldern vorhanden ist, sind jeweils lediglich der Deskriptor und die AS-ID des alten Datensatzes - es wird zu keiner existierenden Normdatei verlinkt, und das heißt auch, dass die in den AS-Sätzen erfassten Nondeskriptoren verloren sind.

Aufarbeitung von AS-Datensätzen

Bei Wiederaufgreifen bibliografischer Datensätze, die mit AS-Schlagwörtern erschlossen sind, sollten diese nach Möglichkeit durch eine reguläre Beschlagwortung ersetzt werden, was in vielen (aber nicht unbedingt allen) Fällen bedeutet, dass ein neues GND-Schlagwort anzusetzen ist.

Am besten gehen Sie dabei folgendermaßen vor.

(Achtung! Auch wenn der Anlassfall stets ein einzelner bibliografischer Datensatz ist, kommt es natürlich vor, dass mehrere Katalogisate mit dem betreffenden AS-Schlagwort erschlossen worden sind. Damit Sie auch diese gleich mit aufarbeiten können, sollten Sie sich die AS-Nummer vor der ersten Neuverlinkung kopieren oder notieren, um weitere bibliografische Datensätze leicht zu finden!)

Fall 1: Es ist bereits ein (vollständig) passender GND-Eintrag vorhanden

Überprüfen Sie zuallerst mittels <F3>, ob es bereits ein reguläres GND-Schlagwort gibt. Dies ist erfahrungsgemäß eher selten der Fall, aber es ist natürlich nicht auszuschließen, dass in der Zwischenzeit an einer der vielen Bibliotheken und sonstigen Institutionen, die die GND nutzen, ein regulärer Normdatensatz angelegt worden ist. Mit diesem können Sie - sofern er ein Teilbestandskennzeichen s aufweist - sofort neu verknüpfen. Damit ist die Arbeit, was den vorliegenden bibliografischen Datensatz (also Ihren Anlassfall) betrifft, auch schon erledigt. Sollte der passende GND-Eintrag über kein Teilbestandkennzeichen s verfügen, so ist er für die Sacherschließung aufzuarbeiten.

Nun gilt es allerdings, eine entsprechende Neuverlinkung in sämtlichen betroffenen Datensätzen durchzuführen! Zu diesem Zweck suchen Sie als nächsten Schritt in der Netzwerkzone nach weiteren Katalogisaten, die noch die alte AS-Beschlagwortung aufweisen. Nutzen Sie dazu in Alma die Erweiterte Suche: suchen Sie in der Netzwerkzone nach Alle Titel, die unter [Normdatei-ID] und [Enthält Stichwörter] (nutzen Sie nicht [Enthält Phrase]!) die betreffende AS-ID aufweisen.

Ersetzen Sie nun in sämtlichen Datensätzen, die Sie als Treffer erhalten, das AS- durch das reguläre Schlagwort. Wiederholen Sie anschließend zur Kontrolle die vorherige Suche: wenn Sie alle Datensätze abgearbeitet haben, sollte es jetzt keine Treffer mehr geben! (Falls die urspüngliche Liste der Treffer sehr umfangreich ist, können Sie sich alternativ auch an die GND-Zentralredaktion wenden, die sich dann der Umverlinkung annehmen wird.)

Fall 2: Es ist ein inhaltlich passender GND-Eintrag vorhanden, in dem aber die vorliegende Bezeichnung nicht erfasst ist

Sollte sich in der GND kein direkter Treffer finden, empfiehlt es sich, mittels Web-GND oder GND-Explorer im begrifflichen Umfeld der gesuchten Bezeichnung zu recherchieren: in manchen Fällen wird man dabei auf einen Datensatz stoßen, der inhaltlich passend ist, in dem aber der ehemalige AS-Deskriptor fehlt. Handelt es sich - auch durch einschlägige Quellen belegt - um ein Synonym für einen in der GND schon vorhandenen Begriff, so sollte dieses Synonym im existierenden Datensatz als Nondeskriptor erfasst werden. Anschließend kann mit diesem Datensatz analog zu Fall 1 verfahren werden.

Fall 3: Es ist kein passender GND-Eintrag vorhanden

Findet sich in der GND kein passender Normdatensatz, so muss ein neuer erstellt werden. Anschließend weiter wie unter Fall 1!

Fall 4: Beschlagwortung mit AS-Satz ist inhaltlich falsch

Es kann natürlich auch vorkommen, dass die Beschlagwortung mit einem AS-Satz inhaltlich überhaupt falsch ist. In diesem Fall müssen die betroffenen Schlagwortfolgen ohnehin gelöscht bzw. korrigiert werden.

Sonderfall: Begriffe aus der österreichischen Rechtssprache

Eine kleine, aber in der Beschlagwortung auf Grund des hohen Literaturaufkommens stark genutzte Teilmenge der AS-Datensätze bilden Sachbegriffe aus der österreichischen Rechtssprache.

Bei deren Aufarbeitung kann Fall 2 nur dann zur Anwendung kommen, wenn der Deskriptor des existierenden GND-Datensatzes bereits ein Begriff der österreichischen Rechtssprache ist! Ansonsten ist nach RSWK §311,2 ein eigenständiges Schlagwort anzusetzen!

-- RainerSteltzer - 20 Jun 2023